Nếu bạn đang cố gắng xây dựng một tập hợp dữ liệu, một trong những phần khó nhất của việc tạo cơ sở dữ liệu đó là thu thập thông tin từ những người khác. Airtable cung cấp cho người dùng một cách dễ dàng để tạo các biểu mẫu có thể truy cập được mà những người khác có thể sử dụng để nhập các dữ kiện và số liệu cần thiết để xây dựng tập dữ liệu của bạn.
Điều đó nói rằng, chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn tất cả thông tin cần thiết về cách tạo biểu mẫu trong Airtable, bất kể bạn đang sử dụng ứng dụng trên nền tảng nào.
Cách tạo biểu mẫu trong Airtable từ Windows, Mac hoặc Chromebook
Nếu bạn đang cố gắng tạo biểu mẫu trên Airtable, thì phiên bản dành cho máy tính để bàn là cách duy nhất để thực hiện. Cả việc tạo và xem biểu mẫu đều không khả dụng trong phiên bản gốc của ứng dụng Airtable. Để tạo biểu mẫu trong Airtable, hãy làm theo các bước sau:
Tạo bảng cơ sở
Trước khi tạo biểu mẫu, bạn sẽ cần một bảng để thu thập tất cả dữ liệu mà bạn thu thập vào. Bảng mà bạn sử dụng có thể được nhập từ các ứng dụng bảng tính khác như Google Trang tính hoặc Windows Excel hoặc được tạo trực tiếp trong Airtable. Để tạo cơ sở Airtable:
- Mở Airtable và đăng nhập nếu bạn chưa làm như vậy.
- Đi tới menu Trang chủ, sau đó nhấp vào biểu tượng Thêm cơ sở. Nó phải là hình ảnh có một dấu cộng lớn.
- Bạn có thể chọn bắt đầu từ một mẫu để sử dụng các hướng dẫn cơ sở dữ liệu có sẵn trong Airtable, nhập dữ liệu hiện có từ các bảng tính hoặc ứng dụng cơ sở dữ liệu khác hoặc bắt đầu một bảng từ đầu.
- Nếu bạn bắt đầu từ đầu, bạn có thể thay đổi Biểu tượng, Tên Bảng và Màu Biểu tượng trực tiếp từ menu thả xuống.
- Khi bạn đã hoàn tất, hãy mở bảng.
- Chỉnh sửa các thông số bảng khi bạn thấy phù hợp. Bấm đúp vào tiêu đề cột hoặc ô sẽ cho phép bạn thay đổi nội dung. Nếu bạn đã hoàn tất, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Tạo biểu mẫu cơ bản
Để tạo biểu mẫu cơ bản sẽ là mẫu cho dự án của bạn:
- Để bắt đầu xây dựng biểu mẫu Airtable của bạn, hãy chuyển đến chế độ xem Biểu mẫu khi ở bên trong cơ sở Airtable của bạn. Tùy chọn để chọn Dạng xem Biểu mẫu ở phía dưới bên trái của màn hình, ngay dưới tab Thêm Dạng xem. Nhấp vào Biểu mẫu.
- Bây giờ sẽ có một biểu tượng khác trong tab Chế độ xem. Bấm vào Mở biểu mẫu.
- Bạn sẽ nhận thấy rằng một mẫu biểu mẫu mới sẽ được tạo, được điền với các tiêu đề cột của cơ sở Airtable của bạn.
Chỉnh sửa biểu mẫu
Bạn có thể chỉnh sửa biểu mẫu bằng cách thực hiện như sau:
- Nếu bạn muốn thêm biểu trưng cho biểu mẫu Airtable của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm biểu trưng ở đầu biểu mẫu. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng đây là tùy chọn Premium Airtable và yêu cầu tài khoản Pro Airtable. Điều này không có sẵn trong phiên bản Dùng thử Miễn phí hoặc Pro.
- Nếu bạn muốn thêm ảnh bìa, bạn cũng có thể nhấp đúp vào biểu tượng Thêm ảnh bìa ở trên cùng của biểu mẫu. Đây cũng là một tùy chọn phiên bản cao cấp.
- Nếu bạn muốn sắp xếp lại vị trí của các hộp nhập liệu, hãy nhấp và kéo các hộp khi bạn thấy phù hợp.
- Nếu bạn muốn xóa một trường hiện có trên biểu mẫu, hãy bấm và kéo hộp văn bản đó sang bên trái rồi thả nó vào hộp có nhãn Kéo và thả các trường ở đây để ẩn.
- Nếu bạn muốn xóa tất cả các trường hiện có, hãy nhấp vào Xóa Tất cả trên menu Trường.
- Nếu bạn đã xóa tất cả các trường nhưng muốn thêm lại tất cả, hãy nhấp vào Thêm tất cả.
- Nếu bạn muốn tạo một hộp văn bản mới, hãy nhấp vào + Thêm trường vào bảng này. Xin lưu ý rằng điều này cũng sẽ thêm một cột khác vào cơ sở Airtable hiện có.
Chỉnh sửa các trường
Trường tiêu đề biểu mẫu
- Để thay đổi tên biểu mẫu, bấm vào tiêu đề biểu mẫu và sau đó thay đổi văn bản như mong muốn. Nếu bạn muốn thêm phần tóm tắt hoặc giải thích thêm về biểu mẫu, hãy nhập văn bản vào hộp Thêm mô tả cho biểu mẫu này.
Lĩnh vực đầu tiên
- Trong trường đầu tiên, bạn có thể thay đổi tiêu đề bằng cách nhấp vào tên và chỉnh sửa văn bản. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến tiêu đề của căn cứ Airtable thực tế.
- Để thêm văn bản trợ giúp, hãy nhấp vào hộp Thêm một số văn bản trợ giúp, sau đó nhập tin nhắn của bạn. Thông báo này sẽ chỉ hiển thị khi người dùng di chuột qua trường cụ thể đó.
- Ở phía trên bên trái của hộp Trường, bạn sẽ thấy tên trường có liên quan đến tiêu đề cột của căn cứ Airtable. Nhấp vào nó sẽ đưa ra một số tùy chọn, cụ thể là Tùy chỉnh loại trường, Chỉnh sửa quyền của trường, Trường trùng lặp và Xóa trường.
- Trường trùng lặp tạo một hộp trường mới với tất cả các cài đặt của trường trùng lặp.
- Xóa trường xóa trường khỏi biểu mẫu.
- Quyền chỉnh sửa trường chỉ định những người có khả năng chỉnh sửa các giá trị trong trường này. Điều này có thể được đặt thành Người chỉnh sửa trở lên, Người sáng tạo trở lên, Người dùng cụ thể và Không ai cả. Chủ sở hữu biểu mẫu sẽ luôn có quyền chỉnh sửa. Đặt quyền Chỉnh sửa trường thành Không ai sẽ chỉ cho phép chủ sở hữu thay đổi các giá trị trong trường đó.
- Tùy chỉnh loại trường thay đổi định dạng của dữ liệu có thể được nhập vào trường. Có một số cài đặt và mỗi cài đặt có mô tả riêng. Ví dụ: bạn có thể đặt trường này để chỉ chấp nhận văn bản hoặc chỉ số. Sau khi thiết lập, hãy nhấp vào Lưu để giữ các thay đổi.
- Ở phía trên bên phải của trường, hộp là nút chuyển đổi Bắt buộc. Bật tính năng này sẽ có nghĩa là người dùng nhập dữ liệu không thể để trống hộp văn bản này.
- Ở phần dưới là trường Chỉ hiển thị khi các điều kiện được đáp ứng, chuyển đổi. Điều này bị vô hiệu cho trường đầu tiên của biểu mẫu. Chỉ các trường thứ hai trở đi mới có thể được lập trình với các điều kiện.
Lĩnh vực thứ hai trở đi
- Tất cả các tùy chọn khác với trường Hiển thị chỉ khi các điều kiện được đáp ứng tương tự như các trường thứ hai trở đi.
- Nếu bạn chỉ bật Hiển thị trường khi các điều kiện được đáp ứng, bạn có thể đặt các yêu cầu nhất định trước khi một trường cụ thể hiển thị.
- Điều kiện đầu tiên bắt đầu bằng Khi, theo sau là tên trường trước đó, toán tử bộ lọc và, tùy thuộc vào toán tử, một hộp văn bản. Các toán tử trường là:
- Chứa - kiểm tra xem tên trường đã đặt có một giá trị nhất định như được chỉ ra trong hộp văn bản hay không.
- Không chứa - kiểm tra nếu một giá trị nhất định không có trong tên trường đã đặt trước đó.
- Is - kiểm tra xem tên trường đã đặt có bằng một giá trị nào đó trong hộp văn bản hay không.
- Không - kiểm tra nếu tên trường đã đặt không bằng một giá trị nhất định trong hộp văn bản.
- Rỗng - kiểm tra nếu không có giá trị trong tên trường đã đặt. Lưu ý, điều này không thể đúng nếu tên trường đã đặt được chuyển đổi theo yêu cầu.
- Không trống - kiểm tra xem tên trường đã đặt có giá trị hay không. Điều này sẽ luôn đúng nếu tên trường đã được chuyển đổi theo yêu cầu.
Nhấp vào thêm điều kiện sẽ tạo ra một toán tử trường điều kiện khác. Từ đầu tiên trong điều kiện mới sẽ là And hoặc Or. Điều kiện Và yêu cầu tất cả các điều kiện phải đúng. Điều kiện Hoặc yêu cầu ít nhất một điều kiện đúng. Có thể tạo nhiều điều kiện để tạo điều kiện And và Or được liên kết.
Tùy chọn hoàn thành biểu mẫu
Ngoài ra còn có một số tùy chọn mà bạn có thể chọn để bật và tắt sau khi người dùng của bạn hoàn thành biểu mẫu. Các tùy chọn này là:
Cách tạo biểu mẫu trong Airtable từ iPhone
Ứng dụng di động Airtable vốn dĩ không hỗ trợ việc tạo hoặc xem biểu mẫu. Nếu bạn muốn truy cập biểu mẫu trong phiên bản di động của Airtable, hãy tạo biểu mẫu mới bằng phiên bản dành cho máy tính để bàn, sau đó sử dụng liên kết chia sẻ để các thiết bị khác có thể truy cập biểu mẫu. Vui lòng tham khảo hướng dẫn Airtable trên máy tính để bàn để tìm hiểu cách tạo biểu mẫu Airtable.
Cách tạo biểu mẫu trong AirTable từ thiết bị Android
Như đã đề cập trong hướng dẫn dành cho iPhone, ứng dụng di động Airtable không hỗ trợ tạo hoặc xem biểu mẫu. Tạo liên kết chia sẻ để kết nối biểu mẫu được tạo trên máy tính để bàn với ứng dụng dành cho thiết bị di động của bạn. Tham khảo hướng dẫn trước cho phiên bản dành cho máy tính để bàn để tạo biểu mẫu của bạn.
Một công cụ rất mạnh mẽ
Biểu mẫu là công cụ rất mạnh khi bạn cần thu thập dữ liệu. Khả năng tạo một biểu mẫu kỹ thuật số khá dễ dàng là điều làm cho Airtable trở thành một ứng dụng tiện dụng. Thoạt đầu, quá trình này có vẻ hơi phức tạp, nhưng càng sử dụng thì nó càng đơn giản. Biết cách tạo biểu mẫu trong Airtable là một lợi thế lớn cho dù bạn sử dụng nó trong giáo dục, kinh doanh hay lưu trữ dữ liệu đơn giản.
Bạn đã có kinh nghiệm nào về cách tạo biểu mẫu trong Airtable chưa? Bạn có biết những cách khác để tạo và sử dụng biểu mẫu Airtable không? Chia sẻ ý kiến của bạn bằng cách bình luận xuống dưới.
