Việc sao chép một trang tài liệu đôi khi có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc thêm bất kể bạn làm việc trong chương trình nào. Không có gì dễ dàng hơn là chỉ cần sao chép một phần nội dung để chuyển cấu trúc của nó sang một tài liệu mới. Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn khi nói đến các trang Chú thích trùng lặp - bạn sẽ tìm thấy chúng trong bài viết này.
Bạn cũng sẽ học cách chia sẻ trang Chú thích hoặc sử dụng chúng làm mẫu, tổ chức không gian làm việc, thêm ảnh và nhiều thứ hữu ích khác.
Làm thế nào để sao chép một trang trong chú thích
May mắn thay, sao chép trang Chú thích là một quá trình khá đơn giản và không mất quá 10 giây thời gian của bạn. Có hai cách bạn có thể sao chép trang của mình và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai cách.
Sao chép một trang trong chú thích từ thanh bên
Đây là phương pháp đầu tiên để sao chép các trang trong Notion và nó được thực hiện từ thanh bên.
- Khởi chạy Notion trên PC hoặc Mac của bạn.
- Đi tới bảng điều khiển bên trái và tìm trang bạn muốn sao chép.
- Bạn sẽ thấy hai nút xuất hiện: dấu chấm lửng (…) và nút dấu cộng (+). Bấm vào dấu chấm lửng. Thao tác này sẽ mở menu của trang cụ thể đó.
- Chọn tùy chọn "Sao y" từ menu thả xuống.
- Bây giờ, bạn sẽ thấy một bản sao của trang của mình trong bảng điều khiển bên trái. Nó sẽ hiển thị dưới dạng “Bản sao của [tên trang]” và nó sẽ xuất hiện ngay dưới trang gốc theo mặc định. Bạn có thể kéo nó lên hoặc xuống danh sách bằng cách chỉ cần nhấp và giữ trang, sau đó kéo nó đến bất cứ nơi nào bạn muốn đặt nó.
Sao chép một trang trong chú thích bằng phím tắt
Có một cách thậm chí còn dễ dàng hơn để sao chép một trang trong Notion - đó là sử dụng các phím tắt.
- Khởi chạy Notion trên PC hoặc Mac của bạn.
- Đi tới bảng điều khiển bên trái và tìm trang bạn muốn sao chép.
- Nhấp vào trang đó và nhấn các phím tắt sau:
- Control + D dành cho Windows
- Command + D dành cho Mac
Bây giờ bạn đã tạo một bản sao của trang Ý tưởng của mình.
Cách sắp xếp theo ý tưởng
Không có gì bí mật khi Notion đang trở thành một trong những ứng dụng năng suất phát triển nhanh nhất trên thị trường. Tất cả là do hệ sinh thái được tổ chức cực kỳ tốt, là một hỗn hợp mạnh mẽ của các khối nội dung. Các khối mà bạn có thể tạo và tùy chỉnh vô hạn và theo nhu cầu của riêng bạn.
Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng Notion, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để tổ chức các trang của mình để chúng hoạt động tốt nhất có thể.
Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo hữu ích để giúp bạn khai thác tối đa ứng dụng với tư cách là người mới:
- Sử dụng một không gian làm việc duy nhất khi bắt đầu. Bạn có thể bị lạc trong việc tung hứng giữa các không gian làm việc khác nhau nếu bạn lao thẳng vào vấn đề này. Trước tiên, hãy làm quen với việc sắp xếp các trang và sau đó chuyển sang các không gian làm việc sắp xếp.
- Dành từng trang cho một chủ đề cụ thể. Chúng tôi biết lời khuyên này có vẻ hơi mâu thuẫn, vì bạn có thể có danh sách việc cần làm trong trang “Nhật ký”. Nhưng điều bạn không nên làm là trộn các trang liên quan đến công việc với trang nhật ký của bạn. Nếu một số nội dung từ tạp chí của bạn cũng cần chuyển đến trang làm việc của bạn, bạn có thể chỉ cần liên kết các trang này thay vì sao chép cùng một văn bản ở khắp mọi nơi.
- Bạn cũng có thể tạo các trang con cho các chủ đề có liên quan bên trong một trang, giống như bạn tạo một thư mục con bên trong một thư mục trên máy tính của mình.
- Sử dụng các tiêu đề để cung cấp cho trang của bạn một cái nhìn có tổ chức hơn. Bạn có thể chơi với ba loại tiêu đề và kích thước khác nhau - sử dụng một số trong số chúng làm tiêu đề phụ.
- Tạo biểu tượng cho các trang của bạn và chọn chúng theo loại trang. Ví dụ: nếu bạn có trang “Lớp học tiếng Pháp”, hãy đặt một lá cờ Pháp làm biểu tượng của nó. Mặc dù nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng nó sẽ giúp bạn tổ chức danh sách trang của mình tốt hơn và tìm trang nhanh hơn. Khi bạn bắt đầu thêm nhiều trang hơn, sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm từng trang và bằng cách sử dụng các biểu tượng, tác vụ này có thể được thực hiện nhanh hơn nhiều.
- Chơi với các bảng, danh sách hoặc bảng - những thứ này sẽ giúp tổ chức trực quan nội dung của bạn hiệu quả hơn nhiều.
Cách chia sẻ các trang chú thích
Bạn có thể chia sẻ bất kỳ trang nào bạn muốn với người khác. Bạn có thể chọn chia sẻ với một người, với một nhóm hay với web. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những việc cần làm đối với từng tùy chọn sau:
Chia sẻ với một người
- Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, hãy bắt đầu với trang bạn muốn chia sẻ ở mục "Riêng tư" trên thanh bên.
- Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của trang.
- Chọn tùy chọn "Thêm người".
- Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ trang.
- Chọn cấp độ truy cập (truy cập đầy đủ, chỉ xem, chỉ nhận xét).
- Kết thúc bằng cách nhấp vào “Mời”.
Nếu người mà bạn đang chia sẻ trang không có trong không gian làm việc của bạn, họ sẽ tham gia với tư cách khách. Nếu không, ảnh hồ sơ của họ sẽ hiển thị trong menu mời và bạn sẽ thấy thẻ "Đã chia sẻ" bên cạnh trang đó trong thanh bên.
Chia sẻ với một nhóm
Để chia sẻ trang của bạn với những người có cùng không gian làm việc với bạn, hãy làm theo bước sau:
- Tạo một trang mới trong phần “Không gian làm việc” của thanh bên của bạn. Tất cả các thành viên của không gian làm việc đó sẽ có thể xem trang.
Nếu bạn muốn chia sẻ một trang hiện có, hãy làm theo bước sau:
- Kéo trang từ phần “Riêng tư” sang phần “Không gian làm việc” để chia sẻ trang đó với mọi người.
Chia sẻ URL của một trang
Một trong những cách phổ biến nhất để chia sẻ trang Chú thích là qua URL:
- Nhấp vào tùy chọn “Chia sẻ” từ menu trang ở trên cùng bên phải.
- Chọn “Sao chép liên kết trang” và chia sẻ liên kết đó với bất kỳ ai bạn muốn có quyền truy cập vào trang đó.
Chia sẻ với web
Nếu bạn muốn trang của mình ở chế độ công khai để mọi người có thể truy cập, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở đầu trang.
- Bật nút chuyển đổi “Chia sẻ lên web”.
- Sao chép liên kết và chia sẻ nó với khán giả của bạn. Họ sẽ có thể xem trang ngay cả khi họ không có tài khoản Notion.
Bạn có thể đặt thêm các cấp độ truy cập để quyết định liệu khán giả của bạn có thể chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ xem nội dung trang của bạn.
Cách sử dụng bất kỳ trang chú thích nào làm mẫu
Bạn có thể sử dụng bất kỳ trang Chú thích nào được chia sẻ công khai dưới dạng mẫu trong không gian làm việc của mình. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Sao chép URL của trang.
- Dán nó vào bất kỳ trang Chú thích nào mà bạn có và chọn “Liên kết tới trang”.
- Nhân bản khối “Liên kết đến Trang”: nhấn Control + D trên Windows hoặc Command + D trên Mac.
Lưu ý: Nếu được bật, hãy tạm thời tắt tính năng “Vô hiệu hóa quyền truy cập công khai vào các trang” trong cài đặt bảo mật không gian làm việc của bạn.
- Chuyển đổi lại tùy chọn chia sẻ cho trang của bạn.
- Xóa khối “Liên kết đến trang” ở bước thứ hai.
Có thể bạn muốn tạo một mẫu từ nội dung của riêng bạn. Ví dụ: có thể bạn muốn điền vào cùng một biểu mẫu mỗi ngày. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng nút Notion’s Template.
Dưới đây là cách thêm nút vào trang của bạn:
- Nhấn vào dấu “+” hiển thị ở lề trái khi bạn di chuột qua. Ngoài ra, chỉ cần gõ / nút mẫu trên thân trang.
- Tìm và nhấp vào tùy chọn “Nút Mẫu”.
- Đặt tên cho nút của bạn trong phần “Tên nút” và chỉ cần kéo nội dung bạn muốn sao chép vào phần “Mẫu”. Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo nội dung ở đó. Vui lòng xóa cài đặt cấu hình danh sách việc cần làm mặc định.
- Khi bạn đã hoàn tất việc tùy chỉnh biểu mẫu cấu hình, chỉ cần nhấn “Đóng” và nhấp vào nút này mỗi khi bạn muốn sử dụng mẫu đó.
Cách sao chép một mẫu từ thư viện mẫu chú thích
Chọn mẫu từ thư viện mẫu của Notion có thể tiết kiệm thời gian thực khi thiết kế trang của bạn. Họ có hàng chục mẫu tuyệt vời để lựa chọn, được sắp xếp thành các danh mục khác nhau.
Dưới đây là cách sao chép nhanh một mẫu:
- Đi tới bảng điều khiển bên trái và nhấp vào nút "Mẫu".
- Tìm mẫu bạn muốn sao chép trong Thư viện Mẫu Chú thích.
- Chọn tùy chọn "Sử dụng mẫu này". Thao tác này sẽ sao chép mẫu thẳng vào không gian làm việc của bạn.
- Bây giờ bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa mẫu của mình.
Cách cho phép người dùng ghi chú khác sao chép mẫu của bạn
Nếu bạn muốn chia sẻ mẫu của mình với bạn bè hoặc đồng nghiệp, chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
- Đi tới trang hoặc mẫu bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào tùy chọn “Chia sẻ” ở phía trên bên phải của màn hình.
- Chuyển nút “Chia sẻ lên web” để nó được bật.
- Làm tương tự đối với nút “Cho phép sao chép dưới dạng mẫu”.
- Sao chép liên kết.
- Chia sẻ liên kết với những người khác.
- Bây giờ những người khác có thể sử dụng mẫu của bạn và sao chép nó.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Làm cách nào để bạn thêm ảnh vào trang chú thích?
Nếu bạn muốn thêm ảnh vào trang Chú thích của mình, bạn nên biết rằng đây là một quá trình tương đối đơn giản. Có một số cách để làm như vậy:
• Nhập / hình ảnh vào phần nội dung của trang mà bạn muốn chèn ảnh và nhấn phím “Enter” trên bàn phím.
• Nhấp vào nút “Chọn hình ảnh” để chọn hình ảnh từ máy tính của bạn.
• Ngoài ra, bạn có thể truy cập “Liên kết nhúng” để dán URL hình ảnh nếu bạn đang sao chép trên internet. Trong trường hợp đó, hãy nhấp vào “Nhúng hình ảnh” để thêm nó vào trang Chú thích của bạn.
Một cách khác là kéo và thả ảnh vào trang Chú thích của bạn.
Quản lý các trang Ý tưởng của bạn
Biết cách sao chép, chia sẻ và sắp xếp các trang của bạn là một số bước cơ bản đáng học hỏi để điều hướng qua Notion một cách dễ dàng. Có rất nhiều điều cần biết khi bạn mới bắt đầu khám phá ứng dụng ngày càng phổ biến này, nhưng đó là lý do chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Tại thời điểm này, bạn sẽ có thể quản lý các trang Chú thích của mình hiệu quả hơn.
Làm thế nào để bạn sao chép các trang trong Notion? Bạn thích sử dụng phím tắt hay tùy chọn thanh bên?
