Rất dễ quên ai có quyền truy cập vào Google Trang tính nếu nó được nhiều người sử dụng. Bạn có thể đã chia sẻ bảng tính rất nhiều lần và bây giờ khó nhớ ai đã được phép sử dụng nó.
Quản lý Google Trang tính của bạn và biết ai có thể truy cập chúng là điều quan trọng. Nhưng quá trình làm như vậy thực sự khá đơn giản. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu xem nó được thực hiện như thế nào.
Cách kiểm tra xem ai có quyền truy cập vào Google Trang tính
Có một cách dễ dàng để kiểm tra thủ công ai có quyền truy cập vào Google Trang tính của bạn. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước:
- Đầu tiên, mở Trang tính bạn cần.
- Tiếp theo, nhấp vào “Trang tổng quan hoạt động”.
- Bạn sẽ thấy "Xu hướng người xem" hoặc "Xu hướng nhận xét" ở bên trái. Bây giờ hãy nhấp vào nó.
Ghi chú: Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài khoản doanh nghiệp của mình chứ không phải tài khoản riêng tư. Với tài khoản riêng tư, bạn sẽ không thể thấy "Trang tổng quan về hoạt động".
Hơn nữa, bạn có thể lọc tìm kiếm theo thời gian và thu hẹp kết quả của mình. Hãy xem cách thực hiện:
- Nhấp vào “Mũi tên Xuống” ở phần trên cùng bên phải của trang tính.
- Chọn thời gian để lọc tìm kiếm.
Của bạn đây! Bây giờ bạn biết ai có quyền truy cập vào Google Trang tính của bạn và khi nào họ có quyền. Bằng cách này, bạn luôn có thể theo dõi rằng những người phù hợp có thể xem và chỉnh sửa Google Trang tính của bạn.
Cho phép Truy cập Tạm thời vào Google Trang tính
Việc hạn chế quyền truy cập vào Google Trang tính có thể rất hữu ích nếu bạn không muốn khách hàng sử dụng chúng khi công việc đã hoàn thành. Bạn có thể đặt ngày hết hạn hoặc chỉ cần kết thúc quyền truy cập vào Google Trang tính cụ thể đó. Đây là cách thực hiện:
- Mở Google Drive của bạn
- Tìm trang tính bạn cần.
- Nhấp chuột phải vào nó và chọn "Chia sẻ".
- Bây giờ, hãy nhập tên của người mà bạn muốn chia sẻ trang tính này.
- Để đặt ngày hết hạn, hãy thay đổi quyền thành “Có thể nhận xét” hoặc “Có thể xem”.
- Tiếp theo, nhấn vào “Gửi”.
Sau khi hoàn thành các bước này, bạn nên lặp lại ba bước đầu tiên. Bạn sẽ thấy tùy chọn “Nâng cao” ở cuối cửa sổ. Bạn nên nhấp vào nó để xem “Cài đặt chia sẻ”. Nếu bạn di chuột qua tên của họ, đồng hồ bấm giờ sẽ xuất hiện. Bằng cách nhấp vào nó, bạn có thể đặt ngày hết hạn.
Bật quyền xem
Bạn có thể bảo vệ Google Trang tính của mình không bị thay đổi. Mặc dù bạn có thể đã cấp quyền truy cập cho một số người, nhưng bạn có thể không muốn họ thay đổi nội dung của tài liệu. Cách đơn giản nhất để làm điều này là chỉ cấp cho họ quyền xem.
Làm theo các bước sau để làm như vậy:
- Mở trang tính bạn muốn bảo vệ.
- Điều hướng đến "Dữ liệu" và cuộn xuống "Trang tính và phạm vi được bảo vệ".
- Một thanh sẽ xuất hiện ở phía bên phải của trang tính.
- Bây giờ, hãy nhấp vào “Trang tính” và chọn một trang bạn cần từ menu thả xuống.
- Tại đây, bạn sẽ phải nhấp vào “Đặt quyền”.
Cửa sổ “Quyền chỉnh sửa phạm vi” sẽ bật lên. Trong “Hạn chế ai có thể chỉnh sửa phạm vi này”, hãy nhấp vào “Tùy chỉnh”. Điều này cho phép bạn quyết định ai được phép chỉnh sửa trang tính cụ thể này. Bỏ chọn tất cả những người bạn không muốn chỉnh sửa Google Trang tính của mình. Nhấp vào “Xong” để hoàn tất.
Giờ đây, mọi người vẫn có thể xem Google Trang tính này, nhưng họ sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó.
Bảo vệ các ô trong Google Trang tính
Ngoài ra, bạn cũng có thể cho phép xem nhưng cũng có thể bảo vệ một số ô hoặc cột. Đây là những gì bạn sẽ phải làm:
- Mở trang tính.
- Chọn các cột bạn muốn bảo vệ khỏi bị thay đổi.
- Bây giờ hãy nhấp vào “Dữ liệu” và sau đó nhấp vào “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”.
- Một thanh sẽ xuất hiện ở phía bên phải của trang tính.
- Nhập mô tả của lệnh, ví dụ - "Không chỉnh sửa".
- Tiếp theo, nhấp vào nút màu xanh lá cây “Đặt quyền”.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Trong “Hạn chế ai có thể chỉnh sửa phạm vi này”, hãy chọn “Tùy chỉnh”.
- Điều này cho phép bạn quyết định ai được phép thay đổi các ô.
Nếu một người không có quyền cố gắng thay đổi nội dung ô, một thông báo trong Trang tính sẽ thông báo rằng họ không được phép làm điều đó.
Bật nhận xét
Đôi khi bạn cần người khác nhận xét về nội dung của ô. Những người dùng này không có đặc quyền tự động để làm như vậy, nhưng bạn có thể cấp quyền cho họ. Những gì bạn sẽ phải làm là biến họ trở thành “Người bình luận”. Để kích hoạt người dùng với chức năng này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở trang tính, đi tới “Tệp” và nhấp vào “Chia sẻ”.
- Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ trang tính.
- Sau khi thêm một người, bạn sẽ thấy menu thả xuống ở bên phải.
- Từ menu thả xuống đó, chọn “Người bình luận”.
- Cuối cùng, nhấp vào “Gửi”.
Bật chỉnh sửa
Với quyền chỉnh sửa, người dùng trang tính có thể thay đổi nội dung của các ô. Là chủ sở hữu của trang tính, bạn sẽ phải cho phép hành động này. Các bước rất giống với những bước đã nêu ở trên:
- Mở trang tính, đi tới "Tệp" và nhấp vào "Chia sẻ".
- Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ trang tính.
- Sau khi thêm một người, bạn sẽ thấy menu thả xuống ở bên phải.
- Từ menu thả xuống đó, chọn “Trình chỉnh sửa”.
- Cuối cùng, nhấp vào “Gửi”.
Giới hạn quyền
Google Trang tính của bạn là một công cụ vô giá để lưu trữ dữ liệu. Đôi khi, bạn cần chia sẻ nó với những người khác. Nếu bạn không thể nhớ mình đã cấp quyền xem trang tính cho ai, bạn luôn có thể tham khảo lại bài viết này để được hướng dẫn.
Hơn nữa, bạn sẽ không gặp vấn đề gì nếu bạn muốn bảo vệ trang tính của mình khỏi các thay đổi trái phép hoặc nếu bạn muốn cho phép người dùng tự thực hiện các thay đổi ô. Chức năng nào trong số những chức năng này quan trọng hơn đối với bạn và tại sao? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
