Với rất nhiều sản phẩm kỹ thuật số có sẵn ngày nay, có rất nhiều điều mà mọi người có thể thực hiện trên máy tính và thiết bị di động của họ. Một trong những hành động như vậy là ký tài liệu PDF bằng kỹ thuật số.
Bằng cách thêm chữ ký điện tử vào tài liệu, bạn tự cứu mình khỏi quy trình in, ký, quét và gửi đó. Bạn chỉ có thể thêm chữ ký của mình và làm bất cứ điều gì bạn phải làm với tài liệu.
Ký tài liệu PDF của bạn
Trước hết, điều quan trọng cần lưu ý là có hai loại chữ ký khác nhau mà bạn có thể sử dụng:
- Chữ ký số hóa
- Chữ ký số
Chữ ký số hóa là chữ ký mà bạn ký bằng chuột, màn hình cảm ứng hoặc bút kỹ thuật số. Nó khá giống với việc ký bằng bút trong đời thực. Sự khác biệt duy nhất là bạn đang sử dụng thiết bị kỹ thuật số để số hóa chữ ký của mình.
Khá khác biệt so với ở trên là chữ ký điện tử. Nó cũng có thể là một cách an toàn hơn nhiều để ký bất kỳ thứ gì bằng kỹ thuật số. Bạn có thể sử dụng nó không chỉ cho các tài liệu PDF mà còn cho bất kỳ loại ký kỹ thuật số nào khác. Để có thể làm như vậy, trước tiên bạn phải sở hữu một chữ ký điện tử đủ điều kiện.
Chữ ký điện tử là một dấu ấn của tên pháp lý của bạn trên một trong các tài liệu của bạn. Chỉ các Tổ chức chứng nhận đã đăng ký chính thức mới có thể cấp chữ ký số đủ điều kiện. Điều đó là để chắc chắn rằng chữ ký của bạn tuân thủ các giao thức PKI (Cơ sở hạ tầng khóa công khai) nghiêm ngặt.
Đối với phạm vi của bài viết này, bạn sẽ học cách thêm chữ ký số hóa vào tài liệu PDF của mình.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ máy Mac
Cách tốt nhất để ký tài liệu PDF trên Mac là sử dụng ứng dụng Xem trước. Nhờ tích hợp để ký tài liệu, bạn không cần cài đặt thêm ứng dụng.
- Mở tệp PDF mà bạn muốn ký. Thao tác này sẽ tự động khởi động ứng dụng Xem trước trên máy Mac của bạn.
- Từ menu trên cùng của ứng dụng, hãy nhấp vào biểu tượng trông giống như một hộp công cụ.
- Thao tác này sẽ mở ra một thanh công cụ mới bên dưới. Nhấp vào biểu tượng Đăng để tiếp tục. Nó là một trong những trông giống như một chữ ký.
- Nhấp vào Bàn di chuột.
- Bây giờ, hãy sử dụng bàn di chuột trên máy Mac để vẽ chữ ký của bạn. Nếu bạn không thích cách chữ ký trông như thế nào, hãy nhấp vào nút Xóa để bắt đầu lại.
- Khi bạn đã hài lòng với chữ ký của mình, hãy nhấp vào Hoàn tất.
- Giờ đây, bạn có thể chọn chữ ký của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng Ký và đặt nó ở bất kỳ đâu trong tài liệu PDF của bạn.
- Cuối cùng, nhấp vào Tệp và sau đó nhấp vào Lưu để lưu tệp PDF đã ký.
Nếu bạn thích sử dụng Adobe Acrobat Reader, bạn cũng có thể làm điều đó. Như bạn có thể tưởng tượng, quy trình về cơ bản giống nhau trên tất cả các nền tảng, bạn có thể kiểm tra phần sau.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ PC Windows
Mặc dù có một số trình đọc PDF, Adobe Acrobat Reader DC được chứng minh là tốt nhất để ký tài liệu. Là ứng dụng PDF chính thức, nó được sử dụng miễn phí và đi kèm với rất nhiều tính năng hữu ích. Nếu bạn không có nó trên máy tính của mình, bạn có thể cài đặt nó trên trang web của Adobe.
Để thêm phiên bản số hóa của chữ ký của bạn, hãy làm theo các bước bên dưới.
- Trong File Explorer, hãy mở tài liệu PDF. Nếu bạn đã liên kết một trình đọc PDF khác làm mặc định, hãy làm theo vài bước tiếp theo:
- Nhấp chuột phải vào tệp PDF của bạn.
- Nhấp vào Mở bằng rồi nhấp vào Chọn ứng dụng khác.
- Nhấp vào Adobe Acrobat Reader DC từ danh sách các ứng dụng có sẵn.
- Nhấp vào tab Ký trên menu trên cùng rồi Điền & Ký.
- Thao tác này sẽ thêm thanh công cụ Điền & Ký ngay phía trên tài liệu của bạn. Nhấp vào biểu tượng Đăng. Nó là một trong những trông giống như một đầu bút.
- Nhấp vào Thêm chữ ký.
- Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ bật lên chữ ký. Acrobat Reader có thể đề xuất một chữ ký chung dựa trên tên của bạn. Nếu không muốn sử dụng chữ ký chung, bạn cũng có thể tạo chữ ký của riêng mình. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Vẽ trong menu trên cùng của cửa sổ bật lên.
- Bây giờ chỉ cần sử dụng chuột để vẽ chữ ký của bạn, giống như bạn làm với bút và giấy. Nhấp vào Xóa ở góc dưới bên trái của cửa sổ chữ ký nếu bạn không hiểu.
- Khi bạn đã hài lòng với hình thức chữ ký của mình, hãy nhấp vào nút Áp dụng ở cuối cửa sổ.
- Bây giờ bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển chữ ký xung quanh. Để đặt nó ở nơi bạn muốn trong tệp PDF của mình, chỉ cần nhấp một lần và thế là xong.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ Chromebook
Để ký kỹ thuật số tài liệu PDF trên Chromebook, bạn có thể sử dụng một số ứng dụng của bên thứ ba để làm điều đó. Một trong những ứng dụng phổ biến nhất là ứng dụng HelloSign. Ví dụ, nó đi kèm với một ứng dụng Chrome tích hợp với Google Drive. Mặc dù nó không hoàn toàn miễn phí nhưng nó cho phép bạn đăng ký tối đa ba tài liệu mỗi tháng mà không tính phí.
- Mở ứng dụng HelloSign trên Chromebook của bạn.
- Nhấp vào nút Tạo mẫu.
- Cửa sổ bật lên Tạo Chữ ký xuất hiện. Nhấp vào Vẽ nó từ menu bên trái.
- Bây giờ vẽ chữ ký của bạn bằng chuột. Nếu bạn không thích chữ ký của mình trông như thế nào, hãy nhấp vào Xóa bên dưới trường chữ ký và bắt đầu lại.
- Khi bạn đã có chữ ký theo ý muốn của mình, hãy nhấp vào nút Chèn ở góc dưới bên trái của cửa sổ bật lên.
- Thao tác này sẽ thêm chữ ký của bạn vào tệp PDF của bạn. Bây giờ hãy lưu tài liệu của bạn và thế là xong.
Ngoài HelloSign, còn có các ứng dụng của bên thứ ba khác mà bạn có thể thử. Một số ứng dụng phổ biến bao gồm DocuSign và SignNow. Bạn có thể muốn thử tất cả chúng và xem cái nào phù hợp với bạn nhất.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ thiết bị Android
Việc ký kỹ thuật số tài liệu PDF trên Android yêu cầu ứng dụng của bên thứ ba. Hiện tại, ứng dụng tốt nhất cho công việc là ứng dụng Điền & ký của Adobe. Hơn nữa, nó không giới hạn số lượng tài liệu bạn có thể ký miễn phí trong một tháng. Trước khi bạn tiếp tục, hãy cài đặt ứng dụng từ Google Play.
- Mở ứng dụng Điền & Ký trên thiết bị Android của bạn.
- Trong ứng dụng, chọn tài liệu PDF bạn muốn ký.
- Nhấn vào biểu tượng Dấu ở góc trên cùng bên trái của màn hình. Nó là một trong những trông giống như một đầu bút.
- Nhấp vào Tạo chữ ký.
- Bây giờ, hãy tạo chữ ký của bạn bằng cách kéo ngón tay của bạn trên màn hình. Nếu bạn không hài lòng với giao diện của nó, hãy nhấp vào Xóa và thử lại. Sau khi bạn có được chữ ký mình thích, hãy nhấn vào Xong.
- Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là lưu tài liệu PDF đã ký của mình và thế là xong.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ iPhone
Không giống như các thiết bị Android, iOS cho phép người dùng ký tài liệu bằng ứng dụng Mail. Mặc dù nó không có khả năng như các ứng dụng của bên thứ ba, nhưng nó có thể thực hiện tốt công việc ký các tệp PDF của bạn. Khi bạn nhận được e-mail có tệp đính kèm PDF, hãy làm theo các bước bên dưới để ký tên.
- Mở ứng dụng Thư trên iPhone của bạn.
- Nhấn vào e-mail chứa tệp PDF bạn muốn ký.
- Nhấn vào biểu tượng điểm đánh dấu ở góc trên bên phải.
- Nhấn vào dấu cộng sau đó nhấn vào Chữ ký ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.
- Bây giờ, hãy tạo chữ ký của bạn bằng cách kéo ngón tay của bạn trên màn hình.
- Khi bạn đã hài lòng với chữ ký của mình, hãy nhấn vào Xong rồi kéo Chữ ký đến vị trí bạn muốn rồi nhấp vào Hoàn tất một lần nữa.
- Điều này sẽ làm cho Thư tự động trả lời e-mail có chứa PDF. Tất nhiên, thư trả lời sẽ chứa phiên bản mới của tài liệu PDF được ký điện tử đó.
Nếu bạn cần một giải pháp linh hoạt hơn, bạn luôn có thể chuyển sang Adobe’s Fill & Sign. Bạn có thể cài đặt nó trên App Store miễn phí. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng nó, hãy kiểm tra phần trên (dành cho Android). Cả hai ứng dụng đều hoạt động hoàn toàn giống nhau.
Cách ký kỹ thuật số một tệp PDF từ Công cụ Web Trực tuyến
Nếu bạn không muốn sử dụng bất kỳ ứng dụng của bên thứ ba nào, thì bạn có thể chuyển sang các giải pháp trực tuyến có sẵn. Với những thứ đó, bạn có thể chỉ cần truy cập một trang web, tải lên tài liệu của mình, ký tên và tải xuống trở lại.
Một số trang web ký PDF trực tuyến phổ biến nhất bao gồm SmallPDF eSign PDF, PDF Filler và PDF Buddy. Đi tới bất kỳ mục nào trong số này và bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn rõ ràng về cách tải lên tài liệu của mình và ký tên vào tài liệu đó.
Ký kỹ thuật số là một niềm vui
Hy vọng rằng, bài viết này đã giúp bạn trong việc ký tài liệu PDF bằng kỹ thuật số. Bất kể nền tảng nào, quá trình này khá đơn giản vì nó cho phép bạn vẽ chữ ký của riêng mình. Khi bạn làm điều đó, việc thêm nó vào tài liệu PDF chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc chạm. Rõ ràng, cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng các công cụ của Adobe. Có Acrobat Reader cho máy tính và Fill & Sign cho thiết bị di động. Tất nhiên, bạn luôn có thể xem một số ứng dụng của bên thứ ba khác, những ứng dụng này có thể tiện lợi hơn cho bạn.
Bạn đã quản lý để ký các tài liệu PDF của mình chưa? Bạn đã sử dụng ứng dụng nào? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.
