Bảng tính là một công cụ tuyệt vời khi xử lý một lượng lớn dữ liệu. Tuy nhiên, khi thông tin lan truyền đến một số trang tính, có thể hơi khó khăn để theo dõi các thay đổi được thực hiện từ tab này sang tab khác. May mắn thay, Google Trang tính có khả năng liên kết dữ liệu trên các trang tính của bạn với việc sử dụng các chức năng thích hợp.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách liên kết dữ liệu từ một tab khác trong Google Trang tính và cách kết nối động thông tin trong suốt dự án của bạn.
Cách liên kết dữ liệu từ một tab khác trong Google Trang tính trên PC chạy Windows, Mac hoặc Chromebook
Nếu bạn đang sử dụng Google Trang tính trên máy tính, bạn có thể liên kết dữ liệu giữa các tab bằng cách làm theo các bước sau:
- Tiếp tục với Google Trang tính và tài liệu mà bạn muốn thêm liên kết hoặc tạo trang tính mới.
- Nhấp vào ô mà bạn muốn tạo liên kết, sau đó nhập dấu bằng, =.
- Nhập số trang tính và ô bạn muốn liên kết. Ví dụ, nếu bạn muốn liên kết ô đầu tiên trên trang thứ hai, nó sẽ được viết là Sheet2! A1. Ô A2 trên sheet 3 sẽ được viết là Sheet3! A2. Hãy nhớ rằng cú pháp sẽ là số trang, theo sau là dấu chấm than, sau đó là số ô.
- Nếu trang tính đã được đặt tên, hãy nhập tên của trang tính bên trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: bạn muốn liên kết ô B2 của một trang tính được gọi là DATA, thì cú pháp của hàm sẽ là = ’DATA’! B2.
- Nếu bạn muốn nhập nhiều ô, bạn sẽ phải nhập dải ô vào hàm của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn liên kết dữ liệu từ trang tính 2, với dữ liệu từ ô C1 đến C10, thì hàm sẽ có dạng = Sheet2! C1: C10. Lưu ý rằng điều này sẽ không sao chép tất cả dữ liệu từ nhiều ô vào một ô duy nhất. Nó sẽ chỉ sao chép các ô liên quan đến vị trí của dữ liệu được liên kết khác. Ví dụ: nếu bạn sử dụng hàm = Sheet2! C1: C10 và dán nó vào Ô A2, nó sẽ chỉ sao chép giá trị của ô trên trang 2 ô C2. Nếu bạn dán công thức này trên A3, nó sẽ chỉ phản ánh dữ liệu trên Trang 2 C3, v.v.
- Nếu bạn gặp lỗi #REF, điều này có nghĩa là địa chỉ mà bạn đang liên kết đến không tồn tại hoặc cú pháp của bạn có lỗi. Kiểm tra xem bạn đã viết đúng chính tả tên của trang tính hoặc ô hay chưa.
Nếu bạn muốn tránh lỗi chính tả trang tính, bạn có thể bấm vào ô mà bạn muốn liên kết. Để làm điều này:
- Nhấp vào ô mà bạn muốn tạo liên kết, sau đó nhập =.
- Nhấp vào trang tính mà bạn muốn liên kết trên menu bên dưới, sau đó nhấp vào ô bạn muốn liên kết và nhấn phím Enter.
- Nếu bạn đã làm điều này một cách chính xác, bạn sẽ được tự động chuyển hướng đến trang tính mà bạn đã đặt liên kết.
- Nếu bạn muốn sao chép một dải giá trị, hãy nhấp và kéo chuột cho đến khi bạn chọn tất cả các ô mà bạn muốn liên kết.
Cách liên kết dữ liệu từ một tab khác trong Google Trang tính trên iPhone
Một chức năng tương tự có thể được thực hiện khi bạn đang sử dụng Google Trang tính trên iPhone của mình. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại di động của bạn.
- Mở một trang hiện có hoặc tạo một trang mới.
- Tiếp tục đến trang tính mà bạn muốn đặt liên kết và chọn ô bạn muốn có liên kết đó.
- Gõ vào =
- Nhập tên của trang tính, sau đó là dấu chấm than. Nếu trang tính đã được đặt tên hoặc chứa khoảng trắng, hãy nhập tên bên trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: nếu trang tính được đặt tên là BẢNG DỮ LIỆU thì hàm sẽ là = 'BẢNG DỮ LIỆU'!
- Nhập vào ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn nhập. Ví dụ: nếu bạn muốn nhập các ô từ B1 đến B10 trên trang tính 2, bạn sẽ nhập công thức = Trang tính2! B1: B10. Nếu bạn đang nhập một trang tính có dấu cách hoặc tên như trong ví dụ trên, thì cú pháp sẽ là = 'DỮ LIỆU SHEET'! B1: B10.
Cách liên kết dữ liệu từ một tab khác trong Google Trang tính trên thiết bị Android
Quá trình liên kết dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác trong Android cũng tương tự như quy trình trên iPhone. Nếu bạn muốn các trang tính của mình được kết nối, hãy làm theo các bước như đã nêu ở trên cho iPhone.
Liên kết dữ liệu từ các ô trong cùng một trang tính
Nếu bạn muốn liên kết các ô với nhau trên cùng một trang tính, thì quá trình này tương tự như quy trình được đưa ra ở trên. Đây là một công cụ hữu ích nếu bạn muốn tham chiếu đến các ô khác trong công thức hoặc nếu bạn muốn dữ liệu của mình thay đổi động bất cứ khi nào các giá trị ô cụ thể thay đổi. Để thực hiện việc này, trên máy tính để bàn hoặc trên thiết bị di động, hãy làm như sau:
- Trên Google Trang tính đang mở của bạn, hãy chọn một ô mà bạn muốn có tham chiếu, sau đó nhập =.
- Nhập ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn liên kết hoặc nhấp hoặc nhấp và kéo các ô.
- Nếu bạn gặp lỗi #REF, hãy kiểm tra xem bạn có mắc lỗi chính tả hoặc dấu câu hay không.
Thủ thuật này rất hữu ích khi tạo bảng tính động, vì bạn có thể đặt nhiều giá trị vào các ô cụ thể và sau đó ẩn các ô này sau đó. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai sử dụng bảng tính chỉ cần xem dữ liệu có liên quan mà không cần phải xem các giá trị ô ẩn. Sự thay đổi giá trị của một ô cụ thể sẽ phản ánh trên mọi ô có liên kết trong đó.
Liên kết dữ liệu từ một tệp hoàn toàn riêng biệt
Với Google Trang tính, bạn không bị giới hạn trong việc sử dụng dữ liệu từ trong một tệp. Có một cách để nhập dữ liệu từ các tệp khác vào bảng tính của bạn. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp đó cũng sẽ phản ánh trên bảng tính được liên kết của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng hàm IMPORTRANGE.
Tuy nhiên, lệnh cụ thể này chỉ có sẵn trên phiên bản Google Trang tính dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn đang sử dụng dữ liệu từ điện thoại di động của mình, hãy lưu công việc của bạn vào đám mây rồi mở tệp trên máy tính. Để sử dụng hàm IMPORTRANGE, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Mở Google Trang tính.
- Mở cả tệp bạn muốn nhập và tệp bạn muốn liên kết dữ liệu.
- Đánh dấu tệp mà bạn muốn sao chép dữ liệu. Nhấp vào thanh địa chỉ ở trên và sao chép toàn bộ địa chỉ. Bạn có thể nhấp chuột phải, sau đó chọn Sao chép hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C.
- Đánh dấu tệp mà bạn muốn sao chép dữ liệu. Chọn một ô mà quá trình nhập dữ liệu sẽ bắt đầu. Bấm vào ô rồi nhập = IMPORTRANGE.
- Nhập dấu ngoặc đơn mở ‘(‘ rồi dán địa chỉ bạn đã sao chép vào trong dấu ngoặc kép. Bạn có thể nhấp chuột phải rồi nhấp vào Dán hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + V để sao chép chính xác địa chỉ.
- Nhập dấu phẩy ‘,’ rồi nhập trang tính và phạm vi ô từ tệp bạn muốn sao chép. Các giá trị này cũng phải nằm trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: nếu bạn muốn sao chép trang tính 1 ô A1 đến A10 từ tệp, bạn sẽ viết trong “Trang tính1! A1: A10”. Nếu tên trang tính đã được thay đổi hoặc có khoảng trắng, bạn không cần nhập dấu ngoặc kép trong dấu ngoặc kép. Nhập dấu ngoặc đơn ‘)’.
- Nhấn Enter. Nếu bạn chọn đúng cú pháp, bạn sẽ thấy tải thông tin. Nếu bạn gặp lỗi cho biết Đang tải, chỉ cần làm mới trang tính hoặc đóng trang tính rồi mở lại. Nếu bạn thấy lỗi #REF, hãy kiểm tra chính tả địa chỉ hoặc dấu ngoặc kép hoặc dấu phẩy. Lỗi #REF thường có nghĩa là sai cú pháp. Nếu bạn gặp lỗi #VALUE thì điều đó có nghĩa là Google Trang tính không thể tìm thấy tệp mà bạn đang liên kết. Bản thân địa chỉ có thể bị sai hoặc tệp vô tình bị xóa.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Dưới đây là một trong những câu hỏi phổ biến hơn được hỏi bất cứ khi nào các cuộc thảo luận liên quan đến việc liên kết dữ liệu trên Google Trang tính xuất hiện:
Điều này có thể được sử dụng để lấy thông tin từ một Google Trang tính hoàn toàn khác không? Hay nó cần phải nằm trong cùng một bảng tính?
Như đã nêu ở trên, dữ liệu có thể đến từ trong cùng một trang tính hoặc hoàn toàn từ một tệp khác. Sự khác biệt là bạn sẽ cần sử dụng hàm IMPORTRANGE cho dữ liệu từ trang tính bên ngoài, thay vì chỉ sử dụng dấu bằng ‘=’ cho dữ liệu trong trang tính.
Mặc dù vậy, hãy lưu ý rằng nếu bạn đang sử dụng tệp bên ngoài, nếu tệp đó bị xóa, tất cả các ô có hàm IMPORTRANGE sẽ hiển thị lỗi #REF hoặc #VALUE biểu thị rằng Google Trang tính không thể tìm thấy dữ liệu đang được liên kết.
Loại bỏ công việc bận rộn
Bảng tính động là một công cụ tuyệt vời cho những người xử lý nhiều dữ liệu. Tự động cập nhật tất cả các bảng liên quan giúp loại bỏ tất cả các công việc bận rộn cần thiết trong việc thay đổi thông tin thừa. Biết cách liên kết dữ liệu từ một tab khác trong Google Trang tính sẽ tăng hiệu quả và năng suất của bạn. Bất cứ thứ gì cắt giảm những thứ thừa thãi không cần thiết luôn là một điểm cộng.
Bạn có biết các cách khác để liên kết dữ liệu từ các tab khác nhau trong Google Trang tính không? Chia sẻ ý kiến của bạn bằng cách bình luận xuống dưới.
