Google Documents là một trình soạn thảo văn bản miễn phí, tuyệt vời và nhờ nó là một phần của hệ sinh thái Google, nên nó cũng rất tuyệt để cộng tác dễ dàng với những người dùng Google khác.
Tuy nhiên, khi làm việc trong Google Tài liệu, điều quan trọng là bạn phải luôn ngăn nắp. Nếu không, bạn có nguy cơ bị mất các tài liệu quan trọng và lãng phí thời gian tìm kiếm những thứ mà lẽ ra bạn có thể tìm thấy ngay lập tức.
Để giúp tổ chức trong Google Tài liệu, bạn muốn sử dụng các thư mục. Bạn có thể sử dụng chúng để sắp xếp theo nơi làm việc, khái niệm, danh mục và hơn thế nữa. Tuy nhiên, Google Tài liệu thực sự không thể tự tạo các thư mục. Thay vào đó, bạn đang thực sự tạo chúng trong Google Drive.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một thư mục trong Google Drive để sắp xếp Google Tài liệu của bạn.
Cách tạo một thư mục trong Google Documents
Bạn có thể tạo một thư mục trực tiếp từ một tài liệu trong Google Documents hoặc bạn có thể truy cập Google Drive của mình để tạo một thư mục mới. Cả hai tùy chọn chỉ yêu cầu một vài bước, vì vậy tùy chọn tốt hơn hoàn toàn phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn.
Tạo một thư mục trong Google Documents
Nếu bạn đang ở trong tài liệu Google Documents, bạn có thể đi tới khóa thư mục bên cạnh tiêu đề tài liệu của bạn. Từ đó, bạn có tùy chọn đặt tên cho thư mục mới hoặc thêm tài liệu vào tài liệu hiện có. Nếu bạn muốn thêm vào tài liệu hiện có, hãy nhấp vào thư mục được chỉ định và chọn “Di chuyển” và tài liệu sẽ được đặt trong không gian lưu trữ kỹ thuật số.
Để tạo một thư mục mới, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở góc dưới bên trái của cửa sổ, nhập tên cho thư mục mới của bạn, xác nhận bằng cách nhấn vào hộp kiểm và sau đó nhấp vào “Di chuyển đến đây”.
Tạo một thư mục trong Google Drive
Khi bạn đang ở trong Google Drive nhưng không ở trong bất kỳ tài liệu cụ thể nào, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tệp của mình. Để sắp xếp chúng, hãy chuyển đến phía trên cùng bên trái và chọn nút “Mới”. Từ danh sách thả xuống đó, hãy chọn “Thư mục”. Đặt tên cho thư mục và nó sẽ hiển thị trong danh sách tài liệu của bạn.
Danh sách đặt các thư mục cao hơn các tệp, vì vậy hãy ghi nhớ điều đó. Trong menu này, bạn có một vài tùy chọn khác nhau để tổ chức. Bạn có thể kéo dữ liệu của mình lên đầu các thư mục và nó sẽ đặt chúng vào đó. Hoặc, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Di chuyển đến” và nó sẽ cung cấp danh sách các thư mục mà bạn có thể di chuyển tài liệu vào.
Cả hai cách đều cực kỳ nhanh chóng và mỗi cách sẽ thực hiện chính xác những gì bạn cần làm: sắp xếp các tệp và tài liệu của bạn.
Quản lý thư mục Google Drive
Bạn có thể di chuyển các thư mục vào các thư mục con, xóa chúng và hơn thế nữa. Để quản lý một thư mục, chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục đó và chọn bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn từ hộp thả xuống kết quả.
Các thư mục cũng giúp chia sẻ các nhóm tài liệu với những người dùng khác dễ dàng hơn. Thay vì chia sẻ từng tệp riêng lẻ, bạn có thể tạo một thư mục để chồng các tài liệu khác nhau bên trong và cho phép người khác quản lý nó. Bằng cách chia sẻ liên kết đó, người dùng có quyền truy cập có thể tải lên tài liệu mới, truy cập những người khác, v.v.
Lời kết
Giờ bạn đã biết cách sắp xếp các tệp trên Google Drive của mình, hãy đảm bảo rằng bạn dành một chút thời gian để tìm ra quy trình tốt nhất cho mình. Một số người thích các thư mục khác nhau cho mọi thứ, trong khi những người khác thích gộp các nhóm lớn vào một thư mục với các thư mục con bên trong đó.
Dù bằng cách nào, hệ thống tổ chức tuyệt vời của Google Drive sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để duy trì công việc của bạn tiếp tục phát triển thay vì dành thời gian tìm kiếm các tài liệu và tệp khác nhau.
