Microsoft Teams là một trong những phần mềm cộng tác tốt nhất và đáng tin cậy nhất dành cho doanh nghiệp. Nó đã là một phần của Office 365 kể từ năm 2016 và kể từ đó, mức độ phổ biến của nó chỉ tăng lên.
Một trong những lý do khiến nhiều công ty dựa vào nó để làm việc từ xa là việc lên lịch họp dễ dàng như thế nào. Bạn có thể làm điều đó bằng cách tạo một liên kết và sau đó chia sẻ nó với một người hoặc toàn bộ nhóm.
Bài viết này sẽ thảo luận về cách tạo và chia sẻ liên kết cho một cuộc họp và trả lời một số câu hỏi thường gặp về Nhóm.
Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên PC
Mặc dù Microsoft Teams có sẵn cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động, nhiều người dùng thích PC của họ hơn vì họ đã làm việc trên nó.
Nếu bạn có trách nhiệm lên lịch một cuộc họp mới với một người hoặc thậm chí một nhóm, thì điều đó sẽ yêu cầu một số bước. Đây là cách thực hiện:
- Mở Microsoft Teams cho máy tính để bàn và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng “Lịch” ở phía bên trái của cửa sổ.
- Sau đó chọn “Cuộc họp mới” ở góc trên cùng bên phải.
- Khi trang bật lên mới xuất hiện, hãy nhập tất cả các thông tin liên quan. Đặt tên cho cuộc họp, đặt thời gian chính xác và liệt kê tất cả những người tham dự.
- Sau khi bạn đã nhập tất cả các chi tiết, hãy nhấp vào “Lưu” ở góc trên cùng bên phải.
- Khi cuộc họp được tạo, hãy quay lại lịch của Nhóm một lần nữa. Chọn cuộc họp bạn vừa lên lịch.
- Nhấp vào tab “Chi tiết” của cuộc họp và tìm tùy chọn “Tham gia Cuộc họp Nhóm Microsoft”.
- Di con trỏ qua tùy chọn đó rồi nhấp chuột phải vào tùy chọn đó. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để “Sao chép liên kết” hoặc “Mở liên kết”.
Khi sao chép liên kết tới cuộc họp, bạn có thể dán liên kết đó vào email, Bảng đen của mình hoặc gửi qua bất kỳ nền tảng nào khác. Những người nhận được nó sẽ phải nhấp vào nó để tham gia cuộc họp của các Nhóm đã lên lịch.
Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên iPhone
Một trong những cách Teams trở thành một nền tảng linh hoạt cho nơi làm việc được chứng minh bằng thực tế là bạn có thể lên lịch hoặc tham gia cuộc họp từ bất cứ đâu.
Miễn là bạn có kết nối internet ổn định. Điều đó có nghĩa là nếu bạn có Nhóm trên iPhone của mình và đã đến lúc tạo một cuộc họp, đây là những gì bạn cần làm:
- Khởi chạy Nhóm trên iPhone của bạn và nhấn vào biểu tượng “Lịch” ở cuối màn hình.
- Sau đó nhấn vào biểu tượng lịch có dấu “+” ở góc trên bên phải của màn hình.
- Điều này sẽ tạo ra một cuộc họp mới. Thêm tiêu đề, người tham gia, thêm kênh nếu bạn sẽ sử dụng và đặt ngày giờ.
- Nhấn vào “Xong” ở góc trên bên phải của màn hình.
Điều này sẽ tạo thành công cuộc họp. Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập lại Lịch và nhấn vào cuộc họp mà bạn đã lên lịch. Sau đó, hãy làm theo các bước sau để tạo liên kết cho cuộc họp:
- Khi bạn nhấn vào cuộc họp mà bạn đã lên lịch từ lịch, hãy chuyển sang tab "Chi tiết".
- Dưới tiêu đề cuộc họp và chi tiết ngày giờ, bạn sẽ có thể thấy “Chia sẻ lời mời họp” bên cạnh biểu tượng chia sẻ.
- Khi bạn nhấn vào tùy chọn chia sẻ, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện ở cuối màn hình.
- Chọn ứng dụng bạn muốn sử dụng để gửi liên kết. Đó có thể là email, WhatsApp, tin nhắn văn bản, Google Drive hoặc thậm chí gửi trực tiếp đến ai đó trong Teams.
Khi người mà bạn đã chia sẻ liên kết nhận được, tất cả những gì họ sẽ phải làm là nhấn hoặc nhấp vào liên kết đó và tham gia cuộc họp.
Cách tạo liên kết cuộc họp cho Microsoft Teams trên thiết bị Android
Người dùng iPhone và iPad không chỉ có được lợi ích khi mang theo Nhóm đến bất cứ đâu. Nếu bạn là người dùng Android, bạn cũng có thể tải xuống Nhóm và lên lịch hoặc tham gia cuộc họp chỉ bằng một vài lần nhấn.
May mắn thay, ứng dụng di động Microsoft Teams dành cho Android hoạt động giống hệt như trên các thiết bị iOS. Vì vậy, nếu bạn là người dùng Android, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Microsoft Teams trên thiết bị Android của bạn và nhấn vào “Lịch” ở cuối màn hình.
- Bây giờ, hãy nhấn vào biểu tượng lịch có biểu tượng “+”.
- Bây giờ bạn đã tạo một cuộc họp mới. Tiến hành đặt tên cho cuộc họp, thêm người tham gia, kênh bạn sẽ sử dụng và đảm bảo đặt ngày và giờ chính xác.
- Nhấn vào dấu kiểm ở đầu màn hình.
Khi cuộc họp được tạo, đã đến lúc nhận được liên kết cuộc họp mà bạn có thể chia sẻ với những người khác. Đây là những việc cần làm:
- Nhấn vào cuộc họp mới được lên lịch, sau đó chuyển sang tab "Chi tiết".
- Tìm "Chia sẻ lời mời họp" dưới tiêu đề cuộc họp và thông tin chi tiết về lịch trình.
- Nhấn vào tùy chọn chia sẻ và từ cửa sổ bật lên, chọn cách bạn muốn chia sẻ liên kết cuộc họp.
Người nhận cần nhấp vào liên kết để tham gia cuộc họp của Nhóm.
Cách tạo liên kết cuộc họp nhóm Microsoft trong Outlook
Nhóm là một phần của Office 365, vì vậy, không có gì lạ khi nó được tích hợp vào Outlook. Và nếu bạn đang sử dụng Outlook cho công việc, thì bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn cũng có thể tạo cuộc họp và gửi liên kết qua Outlook. Trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng bạn có phiên bản Outlook mới nhất. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng khách Outlook trên máy tính của bạn.
- Trên lịch, hãy chọn thời gian bạn muốn lên lịch cuộc họp.
- Khi cửa sổ cuộc hẹn mới mở ra, hãy nhấp vào “Họp nhóm” từ thanh công cụ trên đầu cửa sổ.
- Thêm tất cả chi tiết cuộc họp, bao gồm tên, người tham dự hoặc thay đổi thời gian nếu cần.
- Đảm bảo rằng trong “Vị trí” có nội dung “Họp nhóm Microsoft”.
- Bạn cũng có thể thêm văn bản vào nội dung thư.
- Nhấp vào “Gửi” ở góc trên cùng bên trái để gửi email có chứa lời mời tham gia cuộc họp.
Nhưng có thể bạn muốn gửi email có liên kết từ Outlook và chỉ cần sao chép liên kết được tạo tự động. Nếu đúng như vậy, thay vì nhấp vào “Gửi”, hãy cuộn xuống và tìm tùy chọn “Tham gia cuộc họp nhóm của Microsoft”.
Sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn “Sao chép siêu liên kết”. Sau đó, dán liên kết cho cuộc họp vào một ứng dụng khác hoặc lưu nó để sử dụng sau nếu bạn cần chuyển tiếp.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Tôi có thể lên lịch cuộc họp cho tương lai khi tôi tạo liên kết cuộc họp không?
Khi bạn tạo liên kết cuộc họp của Nhóm, liên kết này sẽ khả dụng trong 60 ngày. Nếu sau thời gian đó, không có ai sử dụng hoặc cập nhật nó, liên kết sẽ hết hiệu lực.
Nếu ai đó sử dụng nó vào ngày thứ 59, ngày hết hạn sẽ đặt lại thành 60 ngày khác. Vì vậy, bạn có thể lên lịch một cuộc họp cho tương lai và thay đổi thời gian nếu bạn cần, liên kết sẽ vẫn hoạt động miễn là bạn có cuộc họp trong khung thời gian đó.
Tham gia cuộc họp của các đội chỉ với một cú nhấp chuột
Ban đầu, Microsoft Teams có vẻ là một nền tảng hơi áp đảo, nhưng bạn sẽ sớm nhận ra rằng nó trực quan và được tối ưu hóa để hoạt động với các sản phẩm khác của Microsoft. Nếu bạn sử dụng Outlook để gửi email và lên lịch cuộc hẹn, các Nhóm sẽ hòa nhập một cách tự nhiên.
Và ngay cả khi bạn không phải và bạn muốn gửi liên kết đến ai đó để tham gia cuộc họp, với một vài bước, bạn sẽ có thể tạo cuộc họp, sao chép liên kết và chia sẻ nó với bất kỳ ai. Và bạn có thể làm điều đó trên cả máy tính và thiết bị di động.
Bạn có sử dụng Teams nhiều hơn trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của mình không? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
