Microsoft Teams là một cách tuyệt vời để thiết lập các cuộc họp từ xa với đồng nghiệp hoặc sinh viên. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn ngăn các thành viên trong nhóm trao đổi tin nhắn trò chuyện riêng tư với nhau. Đối với các cuộc họp kinh doanh, điều này có thể giúp giữ cho các cuộc trò chuyện diễn ra đúng trọng tâm và tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng. Đối với bài tập ở trường, điều này là để ngăn chặn sự phân tâm và giữ cho học sinh tập trung vào bài học.
Mặc dù Microsoft Teams được tạo đặc biệt để cho phép trò chuyện trong nhóm, bạn vẫn có thể muốn giới hạn khả năng này. Các hướng dẫn sau đây trình bày chi tiết cách tắt trò chuyện trên Microsoft Teams trong những thời điểm bạn muốn tắt chức năng này.
Cách tắt Trò chuyện trên Microsoft Teams trên PC chạy Windows 10, Mac hoặc Chromebook
Nếu bạn muốn tắt chức năng trò chuyện của Microsoft Teams trên máy tính, bạn cần phải là chủ sở hữu của Nhóm. Tùy chọn này chỉ giới hạn chức năng nhắn tin đối với chủ sở hữu nhóm và không cho phép các thành viên trò chuyện. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng Microsoft Teams.
- Trong menu bên trái, nhấp vào Nhóm mà bạn muốn tắt trò chuyện.
- Nhấp vào menu Tùy chọn khác ở góc trên bên phải của màn hình Nhóm. Đây sẽ là biểu tượng ba dấu chấm.
- Trong menu thả xuống, chọn Quản lý kênh.
- Sau đó, bạn sẽ ở trên cửa sổ Cài đặt kênh. Trong tab Quyền, nhấp vào Chỉ chủ sở hữu mới có thể đăng thông báo.
- Điều hướng ra khỏi cửa sổ này.
Với cài đặt này, chỉ các thành viên trong nhóm đã được chỉ định làm chủ sở hữu mới có thể sử dụng trò chuyện. Nếu bạn muốn thay đổi chỉ định của một thành viên, hãy làm như sau:
- Nhấp vào tên Đội từ menu bên trái.
- Nhấp vào biểu tượng Tùy chọn khác, ngay bên phải tên đội. Đây sẽ là biểu tượng ba dấu chấm, sau đó nhấp vào Quản lý nhóm.
- Trên cửa sổ xuất hiện, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab Thành viên. Tên Tab được liệt kê ở đầu menu.
- Từ danh sách thành viên trong nhóm, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống ở phần ngoài cùng bên phải của mỗi hộp thành viên. Thay đổi chỉ định từ Thành viên thành Chủ sở hữu. Người này bây giờ sẽ có thể trò chuyện.
- Điều ngược lại cũng đúng. Việc thay đổi Chủ sở hữu cũ thành Thành viên sẽ vô hiệu hóa khả năng sử dụng tính năng trò chuyện trên trang nhóm của họ.
Bạn cũng có thể truy cập thiết lập chính sách trò chuyện chi tiết hơn bằng cách sử dụng Trung tâm quản trị Microsoft Teams. Bạn sẽ cần phải có tài khoản Microsoft ở cơ quan hoặc trường học để mở chức năng này. Ngoài ra, tài khoản của bạn phải được chỉ định làm Quản trị viên toàn cầu, nếu không bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cài đặt nhóm. Nếu bạn có tài khoản quản trị viên và muốn thay đổi cài đặt trò chuyện, hãy làm như sau:
- Mở Trang Trung tâm Quản trị của Microsoft.
- Trên menu bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các cài đặt có sẵn. Nhấp vào Chính sách nhắn tin.
- Nhấp vào Thêm để tạo Chính sách nhắn tin mới.
- Đặt tên cho chính sách mới. Sẽ tốt hơn nếu đặt cho nó một cái tên mô tả để bạn có thể dễ dàng gán nó sau này.
- Bạn sẽ thấy một tập hợp các nút chuyển đổi cho phép bạn chọn và chọn các cài đặt cụ thể cho chính sách này. Khi bạn muốn xóa trò chuyện, hãy tìm nút chuyển đổi Trò chuyện, sau đó tắt nó đi.
- Sau khi bạn chọn cài đặt xong, hãy nhấp vào Lưu.
Bây giờ bạn có chính sách nhắn tin ngăn người dùng sử dụng chức năng trò chuyện, tất cả những gì còn lại là chỉ định các thành viên cho chính sách đó. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Trên cửa sổ Trang Trung tâm Quản trị Microsoft Teams của bạn, hãy nhấp vào tùy chọn Chính sách Nhắn tin trên menu bên trái.
- Nhấp vào chính sách mới tạo của bạn.
- Từ menu ngay phía trên các chính sách, hãy nhấp vào Quản lý người dùng.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn những người dùng sẽ tuân theo chính sách nhắn tin này. Nhập tên của một thành viên, sau đó nhấp vào Thêm.
- Nhấp vào Áp dụng. Người dùng thuộc chính sách nhắn tin này giờ sẽ bị cấm sử dụng tính năng trò chuyện.
Nếu bạn có nhiều thành viên và việc thêm từng thành viên một là bất tiện, bạn cũng có thể chỉ định chính sách nhắn tin bằng menu Người dùng. Để làm điều này:
- Trong menu bên trái của trang Trung tâm quản trị Microsoft Teams, hãy nhấp vào Người dùng.
- Bạn sẽ được hiển thị danh sách tất cả người dùng trong nhóm. Bạn có thể chọn tất cả hoặc sử dụng bộ lọc bằng cách sử dụng biểu tượng hình phễu ở phía trên bên phải để chọn các thành viên cụ thể.
- Khi bạn đã chọn những người dùng sẽ bị cấm trò chuyện, hãy nhấp vào Chỉnh sửa cài đặt. Biểu tượng phải ở phía trên bên trái của danh sách thành viên.
- Trên hộp thả xuống Chính sách nhắn tin, hãy chọn chính sách mà bạn đã tạo.
- Nhấp vào Áp dụng để lưu tất cả các thay đổi của bạn.
- Tất cả các thành viên đã được chỉ định cho chính sách bây giờ sẽ bị cấm sử dụng trò chuyện.
Cách tắt trò chuyện trên Microsoft Teams từ Android hoặc iPhone
Không thể chỉnh sửa chức năng trò chuyện bằng ứng dụng Microsoft Teams dành cho thiết bị di động. Nếu bạn muốn tắt trò chuyện cho các thành viên hoặc thiết lập Chính sách nhắn tin, bạn sẽ phải sử dụng phiên bản máy tính để bàn của ứng dụng. Vui lòng tham khảo hướng dẫn ở trên để quản lý các đặc quyền trò chuyện.
Nếu đây là một tùy chọn mà bạn đang tìm kiếm, hãy nhớ cập nhật ứng dụng của bạn. Mặc dù không có từ chính thức từ Microsoft, nhưng người ta có thể cho rằng nó sẽ xuất hiện cùng với và cập nhật vào một thời điểm nào đó.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến tính năng Microsoft Teams Chat.
Tôi có thể xóa lịch sử trò chuyện trong Nhóm không?
Theo mặc định, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào đã được gửi. Hạn chế là trừ khi bạn là chủ sở hữu kênh, bạn chỉ có thể xóa các tin nhắn mà bạn đã gửi. Để làm đươc như vậy, hãy tuân theo những bước sau:
1. Mở kênh mà bạn đã gửi tin nhắn của mình.
2. Tìm tin nhắn bạn muốn xóa, sau đó di chuột qua nó.
3. Trong menu xuất hiện, nhấp vào biểu tượng Tùy chọn khác. Điều này sẽ giống như ba dấu chấm.
4. Nhấp vào Xóa.
Nếu là chủ sở hữu của nhóm, bạn có thể ngăn người dùng xóa các tin nhắn đã gửi. Làm như vậy:
1. Trong menu bên trái, chọn Đội mà bạn là chủ sở hữu.
2. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải tên đội.
3. Nhấp vào Quản lý nhóm.
4. Từ menu ở đầu danh sách thành viên, hãy nhấp vào Cài đặt.
5. Nhấp vào Quyền thành viên.
6. Nhấp vào Cung cấp cho thành viên tùy chọn để xóa tin nhắn của họ và Cung cấp cho thành viên tùy chọn để chỉnh sửa tin nhắn của họ.
7. Điều hướng ra khỏi cửa sổ. Xin lưu ý rằng chủ sở hữu vẫn có thể xóa lịch sử trò chuyện của họ.
Có thể truy cập các tùy chọn tương tự bằng cách sử dụng Trang Trung tâm Quản trị của Microsoft và tùy chọn Chính sách Nhắn tin. Để làm điều này:
1. Trên Trang Trung tâm Quản trị của Microsoft, nhấp vào Chính sách Nhắn tin trên menu bên trái.
2. Nhấp vào Thêm để tạo chính sách mới hoặc nhấp vào Chỉnh sửa để thay đổi cài đặt trên chính sách đã có.
3. Từ danh sách các tùy chọn, hãy nhấp vào nút chuyển đổi cho Xóa tin nhắn đã gửi và Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi.
4. Nhấp vào Lưu.
5. Bây giờ bạn có thể chỉ định người dùng cho chính sách này. Bất kỳ ai dưới đó sẽ không thể xóa hoặc chỉnh sửa các tin nhắn mà họ đã gửi.
Làm cách nào để tắt thông báo trò chuyện trong Microsoft Teams?
Nếu bạn muốn tắt thông báo xuất hiện bất cứ khi nào mọi người nhắn tin cho bạn trong Microsoft Teams, bạn có thể tắt thông báo trong cài đặt của mình. Nếu bạn muốn làm điều này, chỉ cần làm theo các bước sau:
1. Trên cửa sổ Microsoft Teams, hãy nhấp vào biểu tượng người dùng của bạn. Điều này sẽ nằm ở phía trên bên trái của Màn hình Microsoft Teams.
2. Từ menu thả xuống, nhấp vào Cài đặt.
3. Trong menu bên trái, nhấp vào Thông báo.
4. Bạn sẽ được hiển thị các cài đặt riêng cho từng loại tin nhắn. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho từng cài đặt, sau đó chọn Tắt nếu có. Không thể tắt một số cài đặt như Đề cập cá nhân. Bạn chỉ có thể giới hạn chúng ở chỉ banner hơn là được thông báo bằng cả banner và email.
Làm cách nào để xóa ai đó khỏi cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams?
Bạn chỉ có thể xóa những người trong nhóm trò chuyện của mình nếu quản trị viên của bạn hoặc chủ sở hữu nhóm đã cho phép tùy chọn này trong cài đặt. Nếu tùy chọn này được bật, bạn có thể xóa mọi người trong cuộc trò chuyện bằng cách:
1. Trong hộp trò chuyện, nhấp vào biểu tượng hiển thị số người trong nhóm trò chuyện.
2. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện hiển thị tên của tất cả những người tham gia.
3. Di chuột qua tên của người mà bạn muốn xóa khỏi nhóm trò chuyện.
4. Nhấp vào dấu x ở bên phải tên của người dùng.
5. Nhấp vào xác nhận trên cửa sổ bật lên.
6. Những người dùng còn lại trong cuộc trò chuyện sẽ được thông báo rằng người dùng đã bị xóa khỏi nhóm.
7. Tất cả các bài đăng của người dùng đã bị xóa sẽ vẫn còn trong lịch sử trò chuyện. Họ sẽ vẫn có thể đọc bất kỳ bài đăng nào được tạo trước khi bị xóa, mặc dù họ sẽ không thể xem các bài đăng mới. Nếu bạn chỉnh sửa bất kỳ bài đăng nào được thực hiện trước khi người dùng bị xóa, họ sẽ có thể xem các chỉnh sửa.
Quản lý hiệu quả Luồng cuộc họp
Giới hạn khả năng trò chuyện của Microsoft Teams cho phép các thành viên của một nhóm tập trung vào chủ đề hiện tại. Tuy nhiên, chức năng này nên được sử dụng một cách tiết kiệm vì quan điểm của việc sử dụng Microsoft Teams là để tạo điều kiện giao tiếp ngay từ đầu. Nhưng với ứng dụng chính sách nhắn tin được kiểm soát, bạn có thể quản lý hiệu quả luồng cuộc họp Microsoft Teams của mình.
Bạn có biết các cách khác để tắt trò chuyện trên Microsoft Teams không? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận dưới đây.
