Cách lên lịch một cuộc họp trong tương lai trong Google Meet

Với Google Meet, gã khổng lồ công cụ tìm kiếm nhằm mục đích mang người dùng đến gần nhau hơn. Cho dù nó có đủ năng lực để cạnh tranh với Zoom hay không vẫn còn phải xem. Nhưng có một điều chắc chắn: Google Meet là một lực lượng cần phải tính đến.

Bản viết này bao gồm việc lên lịch cho các cuộc họp trong tương lai và cung cấp hướng dẫn từng bước cho các thiết bị khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp thông tin bổ sung để giúp bạn tận dụng tối đa dịch vụ này.

Thông tin nhanh trước khi bạn bắt đầu

Bản phụ của Google Hangouts, Google Meet là một dịch vụ “miễn phí” dành cho tất cả những người sử dụng Google G Suite. Về cơ bản, bạn chỉ cần có tài khoản Gmail để đăng nhập vào dịch vụ hội nghị truyền hình.

Để truy cập Google Meet, hãy nhấp vào biểu tượng Google Apps (chín chấm nhỏ phía trước hình đại diện của bạn) và chọn biểu tượng tương ứng. Nhưng bạn không thể lên lịch một cuộc họp trong tương lai thông qua chính dịch vụ. Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách làm như vậy.

Cách lên lịch gặp gỡ Google trên máy Mac hoặc PC của bạn

Phương pháp lên lịch cuộc họp giống nhau trên PC và Mac. Trên thực tế, bạn đang sử dụng trình duyệt nào không quan trọng miễn là bạn đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Để cung cấp cho bạn một gợi ý; bạn đang lên lịch cuộc họp qua lịch Google. Dưới đây là các bước cần thiết.

Sổ tay: Các phần sau giả định rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình.

1. Trong trình duyệt, nhấp vào Google Apps và chọn Lịch Google.

   

   Khi vào bên trong, có một nút Tạo lớn ở phía trên bên trái của màn hình, hãy nhấp vào nút đó để bắt đầu thiết lập cuộc họp.

2. Sau đó, bạn thực hiện tất cả việc lên lịch và thêm người tham gia thông qua một cửa sổ / biểu mẫu bật lên duy nhất.

   Bắt đầu bằng cách thêm tiêu đề vào cuộc họp và vì đây là một sự kiện nên bạn có thể giữ nguyên cài đặt đó. Sau đó, chuyển đến phần thời gian và thay đổi ngày giờ theo nhu cầu của bạn.

   Không có giới hạn nào ở đây - bạn có thể lên lịch họp sau 5 năm kể từ bây giờ bất kỳ lúc nào. Tất nhiên, điều này áp dụng miễn là không có cuộc họp nào khác trong khoảng thời gian đó.

3. Tiếp tục đến phần “Thêm khách”, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhập tên hoặc email của người đó. Quy định trước áp dụng nếu bạn đang thêm những người dùng G Suite khác.

   Google cho phép bạn thêm tối đa 250 người tham gia. Điều này có thể khá hữu ích nếu bạn đang sử dụng dịch vụ cho các khóa học trực tuyến hoặc hội thảo trên web có nhiều khách truy cập.

   Nếu không, hãy nhấp vào nút “Thêm hội nghị truyền hình của Google Meet” để tạo thông tin chi tiết về cuộc họp. Nếu bạn bỏ qua hành động này, bạn đang tạo Sự kiện cơ bản, không phải cuộc họp.

   Một điều quan trọng khác là thông tin cuộc họp, bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh “Tham gia với Google Meet”. Thông tin bao gồm ID cuộc họp, mã PIN và số điện thoại.

4. Cuối cùng, bạn có một tùy chọn để thêm vị trí và mô tả. Việc thêm địa điểm là không cần thiết do tính chất của các cuộc họp này. Nhưng thêm mô tả có thể hữu ích để phác thảo các chủ đề hoặc bản thân cuộc họp.

   Sau khi hoàn tất, hãy kiểm tra chi tiết cuộc họp để đảm bảo mọi thứ đã kiểm tra xong và nhấp vào nút Lưu. Bước cuối cùng là gửi email mời đến những người tham gia và bạn không nên bỏ qua bước này.

   Vào thời điểm bạn nhấp vào Gửi, những người tham gia sẽ nhận được một email với tất cả các chi tiết cuộc họp. Ngoài ra, họ có tùy chọn để thêm nó vào lịch của mình và xác nhận tham gia.

   Ghi chú: Nếu bạn đang lên lịch cuộc họp qua email công ty, sẽ có một bước trung gian để xác nhận việc thêm người tham gia bên ngoài tổ chức của bạn. Và bạn sẽ nhận được một email về những người tham gia đã xác nhận tham dự của họ.

Cách lên lịch gặp gỡ Google trong ứng dụng iPhone và Android

Để lên lịch một cuộc họp trong tương lai qua điện thoại thông minh, bạn cần có ứng dụng Lịch Google. Bài viết này giả định rằng bạn đã cài đặt và đăng nhập vào ứng dụng.

Giao diện ứng dụng và phương pháp lập lịch giống nhau bất kể hệ điều hành nào. Vì vậy, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một hướng dẫn nhanh cho cả Android và iOS.

Bước 1

Truy cập cửa sổ chính của Lịch Google và nhấn vào biểu tượng dấu cộng lớn ở dưới cùng bên phải của màn hình.

Hành động này cho phép bạn lên lịch cho một Sự kiện mới, giống như cách bạn làm trên máy tính để bàn.

Bước 2

Chạm vào biểu tượng Sự kiện ở dưới cùng bên phải của màn hình và điền vào biểu mẫu với các chi tiết cuộc họp.

Giống như trong phiên bản trình duyệt, bạn có thể thêm tiêu đề, người tham gia, đặt ngày giờ và hơn thế nữa. Một lần nữa, hành động quan trọng là nhấn vào “Thêm hội nghị truyền hình” để lên lịch cuộc họp và tạo dữ liệu truy cập.

Bước 3

Sau khi hoàn tất, nhấn ‘Lưu’ ở trên cùng bên phải của màn hình và bạn đã sẵn sàng. Lợi ích của phương pháp lập lịch ứng dụng dành cho thiết bị di động là bạn cũng có thể đặt lời nhắc ngay trước khi cuộc họp bắt đầu.

Ghi chú: Bạn có tùy chọn để lên lịch và bắt đầu cuộc họp ngay lập tức thông qua các ứng dụng dành cho thiết bị di động. Hướng dẫn chi tiết về điều đó nằm trong phần Câu hỏi thường gặp.

Câu hỏi thường gặp bổ sung

Thiết lập một sự kiện / cuộc họp Google Meet là một cuộc đi bộ trong công viên. Hơn nữa, logic đằng sau các phương pháp lập lịch biểu khá giống nhau bất kể thiết bị bạn đang sử dụng là gì. Tuy nhiên, Google Meet có nhiều thủ thuật hơn.

Tôi có thể bắt đầu cuộc họp ngay lập tức không?

Có, bạn có thể và có ba cách để làm điều đó - thông qua Gmail, ứng dụng Google Meet dành cho điện thoại thông minh hoặc ứng dụng web. Đây là những gì bạn cần làm.

Phương pháp Gmail

Truy cập tài khoản Gmail của bạn qua trình duyệt và nhấp vào “Bắt đầu cuộc họp”. Tùy chọn này nằm trong Gặp gỡ ở bên trái màn hình. Hành động này sẽ đưa bạn trực tiếp đến máy ảnh và bản xem trước âm thanh, đồng thời tạo chi tiết cuộc họp bao gồm ID, số điện thoại và mã PIN.

Nhấp vào nút “Tham gia ngay bây giờ” và bạn sẽ tham gia cuộc họp với tư cách là người sáng tạo. Tiếp theo, bạn đang ở trong cửa sổ “Thêm người khác” và cần cung cấp chi tiết liên hệ (tên người dùng hoặc email) của những người tham gia khác.

Sau khi bạn gửi lời mời, bạn chỉ cần đợi những người khác tham gia.

Ứng dụng Google Meet trên điện thoại thông minh

Mặc dù bạn không thể lên lịch một cuộc họp qua ứng dụng, nhưng bạn có thể bắt đầu một cuộc họp ngay sau khi đăng nhập.

Nếu bạn là người dùng iPhone, hãy tận dụng các menu truy cập nhanh, hãy nhấn và giữ vào ứng dụng Google Meet và chọn “Bắt đầu một cuộc họp mới”. Phần mềm ngay lập tức tạo chi tiết cuộc họp và có một cửa sổ bật lên để "Chia sẻ thông tin tham gia".

Nhấp vào tùy chọn nói trên để chia sẻ thông tin và chọn phương thức chia sẻ. Ngoài việc gửi thông tin qua email, bạn cũng có tùy chọn gửi thông tin dưới dạng SMS hoặc qua các ứng dụng nhắn tin khác.

Máy khách web

Như đã chỉ ra, bạn ngay lập tức bắt đầu một cuộc họp qua ứng dụng khách web giống như cách bạn làm với bất kỳ cách nào khác. Nhưng sẽ không có ích gì nếu bạn tóm tắt nhanh các bước cần thiết.

Sau khi bạn truy cập Google Meet thông qua ứng dụng trình duyệt, hãy nhấp vào nút “Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp”. Và trong cửa sổ sau, bạn cần nhập biệt hiệu của mình. Nếu bạn đang tham gia một cuộc họp, hãy nhập mã cuộc họp thay vì biệt hiệu của bạn.

Để tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào nút 'Tham gia' và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên có thông tin chi tiết về cuộc họp. Đây cũng là nơi để bắt đầu thêm những người tham gia khác. Thật tuyệt vời, bạn đã sẵn sàng và chỉ cần đợi những người khác nhảy vào.

Cách tham gia cuộc họp Google Meet

Có bốn cách để tham gia cuộc họp - thông qua Gmail, ứng dụng dành cho thiết bị di động, Lịch Google hoặc ứng dụng khách web. Dưới đây là các hướng dẫn nhanh.

Lịch

Truy cập Lịch, điều hướng đến sự kiện nhất định và nhấp hoặc nhấn vào “Tham gia với Google Meet”. Các hành động bắt buộc giống như khi bạn tham gia cuộc họp qua ứng dụng Lịch dành cho thiết bị di động.

Gmail

Khi ở trong Gmail, hãy nhấp vào “Tham gia cuộc họp” và nhập hoặc sao chép-dán mã cuộc họp vào trường được chỉ định.

Máy khách web

Nhấp vào “Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp”, nhập mã cuộc họp và bạn sẽ ngay lập tức tham gia cuộc họp.

Ghi chú: Nếu bạn muốn bắt đầu cuộc họp qua ứng dụng khách web, bạn không cần nhập biệt hiệu - bạn có thể để trống thanh này.

Ứng dụng di động

Khởi chạy ứng dụng, chọn “Nhập mã cuộc họp”, nhập mã và nhấn nút “Tham gia cuộc họp”. Nếu bạn là người dùng iPhone, hãy nhấn vào ứng dụng để nhận các tùy chọn truy cập nhanh vì cách này nhanh hơn.

Trò chuyện vui vẻ

Tính dễ sử dụng và tính đơn giản là một số nội dung chính của Google Meet. Ngoài ra, ứng dụng hội nghị truyền hình này tận dụng tối đa lợi thế của G Suite để lên lịch và truy cập dễ dàng. Và thật tuyệt khi bạn có thể bắt đầu cuộc họp trên máy tính để bàn, sau đó chuyển ngay sang thiết bị di động.

Bạn có thường xuyên họp qua Google Meet không? Bạn đã sử dụng bất kỳ ứng dụng hội nghị truyền hình nào khác chưa? Trải nghiệm của bạn như thế nào? Hãy cho chúng tôi hai xu của bạn trong phần bình luận bên dưới.