Tham gia Zoom là rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn là giáo viên trường học hoặc người tổ chức hội thảo, nơi những người tham gia nhận được chứng chỉ sau khi hoàn thành. Bạn không thể cấp chứng chỉ cho tất cả mọi người, kể cả những người đã đăng ký sự kiện nhưng chưa bao giờ tham dự. Hoặc những người đến và sau đó rời đi sau 15 phút, nghĩ rằng sẽ không có ai để ý.
Báo cáo của Zoom cho phép bạn xem thời gian chính xác ai đó tham gia cuộc họp cũng như thời gian chính xác họ rời đi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tham gia tính năng Phóng to chỉ trong vài phút, cho dù có bao nhiêu người tham gia.
Cách Phóng to Điểm danh
Cách nhanh nhất và chính xác nhất để điểm danh là sử dụng báo cáo Zoom. Hãy nhớ rằng chúng được tạo khoảng 30 phút sau khi cuộc họp kết thúc. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia, có thể mất nhiều thời gian hơn, lên đến một giờ. Tuy nhiên, điều đáng chờ đợi vì sau khi báo cáo được tạo, tất cả những gì bạn cần làm là xuất dữ liệu và bạn đã hoàn tất.
Đây là những gì bạn phải làm:
- Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
- Chọn “Báo cáo” và sau đó nhấp vào “Sử dụng”.
- Nếu cuộc họp được tổ chức gần đây, bạn sẽ thấy báo cáo ngay lập tức - bạn có thể nhận ra nó theo chủ đề, ID cuộc họp hoặc thời gian bắt đầu. Nếu bạn muốn tham dự một cuộc họp trước đây, bạn có thể cần điều chỉnh Phạm vi ngày để hiển thị các cuộc họp trong khoảng thời gian bạn muốn tìm kiếm.
- Khi bạn đã tìm thấy cuộc họp, hãy nhấp vào phần "Người tham gia". Bây giờ bạn sẽ thấy Báo cáo Cuộc họp và Xem lại Báo cáo. Nhấp vào "Xuất với dữ liệu cuộc họp."
- Nhấp vào “Xuất dưới dạng Excel” để xác nhận. Dữ liệu sẽ được xuất dưới dạng tệp Excel.
- Tải xuống và lưu tệp vào máy tính của bạn.
Đây là bạn có nó. Khi mở tệp, bạn sẽ có thể thấy tên của người dùng và bên cạnh họ là thời gian họ tham gia cuộc họp và thời gian họ rời đi. Bạn cũng có thể xem mỗi người trong số họ đã trực tuyến trong cuộc họp trong phần "Thời lượng" trong thời gian bao lâu. Rất may, không cần phải tính toán theo cách thủ công cho mỗi người dùng, vì Zoom sẽ làm điều đó cho chúng tôi.
Cuối cùng, bạn cũng có thể xem email của từng người tham gia và nếu bạn có chương trình tự động hóa email, bạn có thể tự động gửi chứng chỉ hoặc ghi chú cảm ơn cho họ.
Cách tham dự trong phiên bản miễn phí của Zoom
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Zoom miễn phí, thì Báo cáo chuyên cần có thể không khả dụng cho bạn. Mặc dù đây là cách thuận tiện nhất để điểm danh, nhưng không có nghĩa là bạn không thể có hồ sơ về những người đã tham gia. Các giáo viên sáng tạo đã đưa ra một phương pháp đơn giản và nhanh chóng để điểm danh ngay cả khi bạn rảnh. phiên bản của Zoom.
Đây là những gì bạn phải làm:
- Khi cuộc họp bắt đầu, hãy bật tiếng những người tham gia.
- Yêu cầu những người tham gia viết "Trình bày" trong hộp trò chuyện.
- Khi họ làm điều đó, hãy mở cuộc trò chuyện và nhấp vào dấu ba chấm.
- Nhấp vào “Lưu trò chuyện”.
- Đi tới tài liệu của bạn và tìm tệp này.
- Mở tập tin.
- Sao chép dữ liệu.
- Dán nó vào Excel hoặc Google Trang tính.
Đây là bạn có nó. Tuy nhiên, có một vấn đề. Bởi vì một số người tham gia có thể nhập cùng một lúc, tên của họ sẽ theo thứ tự ngẫu nhiên, dựa trên người gửi tin nhắn trước. Đừng lo lắng, vì có một cách dễ dàng để sắp xếp tên của họ theo thứ tự bảng chữ cái. Đây là cách thực hiện:
- Chọn cột chứa tên.
- Nhấp vào “Dữ liệu”.
- Chọn tùy chọn “Sắp xếp từ A đến Z”.
Đó là nó. Có vẻ như rất nhiều việc, nhưng cuối cùng, bạn sẽ có một danh sách tất cả những người tham gia có tổ chức và tốt đẹp. Điều quan trọng nhất là hãy nhớ yêu cầu mọi người nhận xét trong cuộc trò chuyện, vì đó là cách duy nhất để lấy dữ liệu của họ. Một số giáo viên làm điều này ngay khi họ bắt đầu bài học, nhưng những người khác làm điều đó ngẫu nhiên trong giờ học để kiểm tra xem ai đang thực sự lắng nghe và chú ý.
Làm thế nào để tham dự khi phóng to mà không cần báo cáo
Nếu cuộc họp của bạn không yêu cầu đăng ký, bạn có thể không nhận được báo cáo sau đó, ngay cả khi bạn có tài khoản Premium Zoom. Đừng lo lắng, vì có một cách dễ dàng để điểm danh ngay cả khi bạn không có báo cáo.
Bạn có thể khởi động cuộc thăm dò trong cuộc họp và yêu cầu tất cả những người tham gia trả lời. Sau cuộc họp, tất cả những gì bạn phải làm là xuất phiếu thăm dò và xem ai đã có mặt. Bây giờ chúng tôi sẽ giải thích cách tạo một cuộc thăm dò và sử dụng nó để thu thập dữ liệu. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một cuộc thăm dò trước khi cuộc họp bắt đầu để bạn có thể thực hiện mà không bị căng thẳng. Chỉ cần đảm bảo rằng cuộc họp đã được lên lịch.
- Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
- Chọn cuộc họp đã lên lịch và chọn “Thăm dò ý kiến”.
- Chọn “Thêm.”
- Tạo một cuộc thăm dò mới bằng cách thêm tiêu đề, câu hỏi và câu trả lời có thể.
- Nhấp vào “Lưu”.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu cuộc họp. Dưới đây là cách khởi động cuộc thăm dò ý kiến của bạn trong cuộc họp:
- Chọn “Cuộc thăm dò ý kiến”.
- Nhấp vào “Khởi chạy cuộc thăm dò ý kiến”.
Bạn có thể để ngỏ cuộc thăm dò trong cuộc họp hoặc đóng cuộc thăm dò tại một thời điểm nhất định. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào “Kết thúc cuộc thăm dò ý kiến”. Bạn sẽ có thể xem kết quả của cuộc thăm dò trong thời gian thực, vì vậy bạn có thể theo dõi ai ở đó và ai không. Tất nhiên, bạn cũng có thể tải xuống cuộc thăm dò sau khi kết thúc cuộc họp và xuất dữ liệu sang Excel.
Ghi chú: Nếu trước đây bạn đã tạo các cuộc thăm dò ẩn danh, đây có thể là tùy chọn mặc định của bạn trên Thu phóng. Hãy nhớ tắt tính năng này vì nếu cuộc thăm dò ẩn danh, bạn sẽ không thể lấy tên và email của người dùng sau đó.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Khoa có thể tham dự một cuộc họp thu phóng không?
Có, họ có thể, và có nhiều cách để làm điều đó. Hầu hết các khoa yêu cầu người tham gia đăng ký một cuộc họp trước khi họ tham dự. Bước này rất cần thiết vì tên của những người tham dự sẽ không xuất hiện trong báo cáo nếu họ không đăng ký được. Nhưng ngay cả khi không có đăng ký trước, bạn cũng không nên lo lắng quá. Bạn luôn có thể khởi động một cuộc thăm dò trong suốt bài giảng để kiểm tra xem ai ở đó.
Bạn nên biết rằng nếu sử dụng cuộc thăm dò, bạn không thể chỉ mở cuộc họp và sau đó thực hiện công việc khác trên máy tính của mình. Bạn có thể bỏ lỡ cuộc thăm dò vì chúng thường chỉ kéo dài vài phút. Nếu việc tham dự là bắt buộc, bạn có thể cần chú ý trong toàn bộ buổi học, để không bỏ sót điều quan trọng như thế này.
Làm cách nào để Chạy Báo cáo Điểm danh khi Phóng to?
Điều cần thiết là tạo một biểu mẫu đăng ký cho những người tham gia và thực hiện việc này trước khi cuộc họp bắt đầu. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ không phải làm bất cứ điều gì trong cuộc họp. Zoom sẽ tự động thu thập và sắp xếp dữ liệu cho bạn. Khi cuộc họp kết thúc, hãy chuyển đến hồ sơ Thu phóng của bạn và nhấp vào “Báo cáo”. Chọn “Báo cáo sử dụng” và sau đó chọn “Báo cáo đăng ký”.
Bạn có thể xem dữ liệu ở đó hoặc bạn có thể xuất toàn bộ tệp và lưu dưới dạng tệp Excel. Hãy nhớ rằng báo cáo tham dự có thể không có sẵn ngay lập tức và bạn có thể cần đợi 30 phút sau khi cuộc họp kết thúc để thu thập dữ liệu.
Zoom có theo dõi điểm danh không?
Phiên bản Zoom miễn phí không thể theo dõi số người tham dự, nhưng phiên bản Premium có thể làm như vậy. Tuy nhiên, Zoom sẽ không tự động theo dõi sự tham dự trừ khi người tổ chức bật tùy chọn này trước khi cuộc họp bắt đầu.
Trên thực tế, bạn cần tạo một cuộc họp yêu cầu đăng ký trước khi cuộc họp bắt đầu. Đó là cách duy nhất để Zoom theo dõi xem ai đó đã tham dự hay chưa. Hơn thế nữa, nó có thể ghi lại thời gian một người tham gia vào cuộc họp và khi họ rời đi, cũng như tổng thời gian họ đã dành cho cuộc họp.
Theo dõi điểm danh bằng một cú nhấp chuột
Một trong những điều tốt nhất về các bài giảng trực tuyến và sự kiện trực tuyến là bạn không phải theo dõi việc tham dự theo cách thủ công. Trước đây, giáo viên phải mất rất nhiều thời gian trong giờ giảng để kiểm tra xem ai có mặt và ai không. Thu phóng làm cho quá trình này dễ dàng hơn nhiều và bạn có thể thực hiện điều đó trong vài giây, ngay cả khi bạn không có phiên bản Cao cấp.
Bạn đã thử một trong các phương pháp chúng tôi mô tả ở trên chưa? Cái nào phù hợp nhất với bạn? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
