Khi nhiều người dùng cần nhập dữ liệu vào một Google Trang tính được chia sẻ, nó thường có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Đây là nơi danh sách thả xuống có thể giúp ích rất nhiều.
Nếu bạn không muốn đồng đội nhập các mục nhập ngẫu nhiên, mắc lỗi chính tả hoặc làm sai công thức, bạn có thể xác thực các mục nhập của họ bằng cách tạo danh sách thả xuống để họ chọn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn mọi thứ bạn cần biết về tính năng hữu ích và tiết kiệm thời gian này.
Sử dụng xác thực dữ liệu để chèn danh sách thả xuống vào ô Google Trang tính
Khi bạn đã mở trang tính đang làm việc, việc chèn một danh sách thả xuống rất dễ dàng:
- Chọn ô mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống.
- Bấm chuột phải vào ô.
- Nhấp vào "Xác thực dữ liệu"> "Tiêu chí".
- Chọn giữa "Danh sách các mục" hoặc "Danh sách từ một phạm vi" - tùy chọn nào phù hợp với bạn.
- Nếu bạn đã chọn "Danh sách các mục", hãy chèn các mục thích hợp. Đảm bảo chúng được phân tách bằng dấu phẩy và không có dấu cách.
- Nếu bạn đã chọn "Danh sách từ một phạm vi", hãy chọn các ô mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống.
- Chọn trường “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” (nếu không, danh sách sẽ không xuất hiện) để cho phép mũi tên xuống xuất hiện.
- Nhấp vào để lưu".
Nếu bạn muốn người dùng có thể nhập, hãy bỏ chọn trường “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô”. Để ngăn mọi người nhập các mục không hợp lệ, hãy chọn “Từ chối đầu vào”.
Nếu bạn muốn thêm danh sách thả xuống vào nhiều ô:
- Đánh dấu tất cả chúng bằng cách chọn “Phạm vi ô” hoặc chỉ cần chọn chúng bằng chuột hoặc bàn phím của bạn.
- Lặp lại các bước đã nêu ở trên.
Ngoài ra còn có tùy chọn cho phép cộng tác viên của bạn nhập dữ liệu của họ nhưng sẽ thấy cảnh báo nếu họ nhập bất kỳ thông tin nào không hợp lệ. Trong trường hợp đó, bạn nên chọn tùy chọn "Hiển thị cảnh báo". Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn "Từ chối đầu vào" và không cho phép nhập bất kỳ thứ gì không có trong danh sách các mục của bạn.
Để sửa đổi danh sách thả xuống, chỉ cần làm theo các bước sau:
- Nhấp vào ô bạn muốn sửa đổi.
- Nhấp vào “Dữ liệu”> “Xác thực dữ liệu”.
- Tìm các mục được liệt kê và chỉnh sửa chúng, sau đó nhấp vào “Lưu”.
Để xóa danh sách thả xuống:
- Nhấp vào ô bạn muốn sửa đổi.
- Nhấp vào "Dữ liệu"> "Xác thực dữ liệu"
- Chọn “Xóa xác thực”.
Xác thực dữ liệu là gì?
Xác thực dữ liệu là một tùy chọn trong Google Trang tính giúp bạn sắp xếp dữ liệu của mình bằng cách xác thực các mục. Bạn có thể truy cập nó bằng cách nhấp vào “Dữ liệu” trong menu chính, sau đó chọn “Xác thực dữ liệu”. Thông thường, nó được sử dụng để tạo danh sách thả xuống trong các ô khác nhau. Nó cũng cho phép bạn sửa đổi nội dung và thiết kế của bất kỳ danh sách nhất định nào.
Một trong những cách để xác thực dữ liệu là áp dụng các tiêu chí cho phép người dùng nhập loại dữ liệu được xác định trước, chẳng hạn như số, ngày tháng hoặc danh sách các mục.
- Trong menu Xác thực dữ liệu, hãy nhấp vào “Tiêu chí”.
- Đánh dấu vào loại thích hợp hoặc các loại vật phẩm mà bạn muốn đồng đội của mình nhập vào.
- Nếu muốn, bạn có thể thêm các mục chính xác - như số, công thức, ngày tháng hoặc từ - vào hộp nhập liệu.
- Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu”.
Làm việc với Danh sách thả xuống
Lần tới khi bạn - hoặc bất kỳ ai khác - nhấp vào ô đó, thay vì tùy chọn nhập nội dung nào đó, sẽ có danh sách các mục bạn đã thêm. Nếu bạn đã chọn hộp “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực”, văn bản bạn đã nhập sẽ xuất hiện mỗi khi ai đó nhấp vào một trong các ô được xác thực.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn "Hiển thị cảnh báo", việc nhập dữ liệu không hợp lệ sẽ kích hoạt cảnh báo. Nếu ai đó không chắc cảnh báo nghĩa là gì, họ chỉ cần di chuột qua mục được đánh dấu.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Từ chối đầu vào”, mọi người cũng sẽ nhận được cảnh báo và sẽ không thể lưu các mục không hợp lệ.
Sử dụng màu sắc để sắp xếp dữ liệu trong danh sách thả xuống
Nếu bạn muốn điều hướng dễ dàng hơn trong trang tính của mình và thêm một số màu vào danh sách thả xuống, bạn có thể sử dụng “Định dạng có điều kiện”. Làm theo các bước dưới đây:
- Chọn các ô chứa danh sách thả xuống muốn có một màu nhất định.
- Nhấp chuột phải và chọn “Định dạng có điều kiện”> “Màu đơn” hoặc “Thang màu”.
- Trong “Kiểu định dạng”, hãy chọn màu hoặc tỷ lệ.
- Nhấp vào “Hoàn tất” (hoặc “Thêm quy tắc khác”).
Bạn có thể làm gì khác với xác thực dữ liệu
Ngoài việc thêm danh sách thả xuống vào trang tính của bạn, bạn cũng có thể sử dụng Xác thực dữ liệu cho các mục đích khác. Bao gồm các:
- Theo dõi các nhiệm vụ trong tương lai. Trong xác thực dữ liệu, hãy chọn tùy chọn "ngày tháng", đặt định dạng có điều kiện như đã giải thích ở trên và thiết lập nó để tất cả các mục bao gồm một ngày nhất định tự động chuyển sang màu xám.
- Đặt giá trị cho các hộp kiểm. Khi bạn thêm các hộp kiểm vào danh sách thả xuống, bạn cũng có thể chỉ định chúng các giá trị, chẳng hạn như “có” hoặc “không”.
- Chọn Xác thực Dữ liệu trong menu Dữ liệu.
- Trong Tiêu chí, hãy chọn “Hộp kiểm”.
- Chọn “Sử dụng giá trị ô tùy chỉnh” và nhập “có,“ không ”hoặc bất kỳ giá trị nào bạn muốn.
- Ngăn người khác làm rối các tập lệnh hoặc công thức của bạn. Sử dụng tùy chọn “Từ chối đầu vào” để khóa bất kỳ ô nào bạn muốn giữ nguyên.
Tạo sự khác biệt với Danh sách thả xuống
Với tùy chọn chèn danh sách thả xuống, xác thực dữ liệu và hơn thế nữa, Google Trang tính là một giải pháp thay thế miễn phí tuyệt vời cho Microsoft Excel. Xác thực dữ liệu giúp bạn giới hạn các giá trị trong ô ở một phạm vi hoặc danh sách các mục mà bạn có thể xác định, thay đổi hoặc xóa dựa trên nhu cầu của mình. Trong khi đồng đội của bạn có thể chèn dữ liệu của họ và đóng góp vào dự án của bạn, bạn có tùy chọn để ngăn họ làm lộn xộn trang tính được chia sẻ.
Bạn đã thử chèn danh sách thả xuống trong Google Trang tính chưa? Nó diễn ra như thế nào? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
